RSS
 

Notki z tagiem ‘przygotowanie wyjazdu’

Organizacja wyjazdów integracyjnych

28 lis

Odpowiednie przygotowanie wyjazdu integracyjnego pod względem merytorycznym i organizacyjnym ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Tego typu wydarzenia stwarzają doskonałe warunki dla edukacji pracowników oraz ich integracji. Aby zapewnić optymalny efekt, planowana konferencja powinna zawierać elementy rozrywkowe ale i koncentrować się na konkretnych tematach. Spotkania wyjazdowe mogą dotyczyć zebrań zarządu, dużych wyjazdów kadry managerskiej (tzw. „offsite meetings”), czy cyklicznych wyjazdów stanowiących nagrodę za osiągnięte wyniki (tzw. „incentives”). Spotkania strategiczne, które najczęściej odbywają się w odosobnionym, odmiennym niż codzienne miejsce pracy otoczeniu, nie tylko sprzyjają integracji ale również dają niepowtarzalne warunki do skupienia uwagi wokół podejmowanych tematów.

Wyjazdy firmowe za każdym razem wiążą się z trudnym przygotowaniem, w tym z planowaniem oraz przewidywaniem ewentualnych komplikacji. Każdy tego typu wyjazd stanowi wysokie ryzyko wizerunkowe gdyż jego ewentualne niepowodzenie skutkuje niekompletnym zrealizowaniem celów komunikacyjnych i tym samym stratą zainwestowanych środków. Najbardziej niebezpieczna w nieudanym przedsięwzięciu jest natomiast strata wizerunku pracodawcy w oczach pracowników. Możemy być pewni, że chybione wydarzenie wyjazdowe odbije się echem wśród wszystkich, którzy w nim uczestniczyli oraz wśród tych, którzy na czas wyjazdu pozostali w biurze. O porażce dowiedzą się także znajomi pracowników i niektórzy z interesantów firmy. Pamiętajmy, że eventy firmowe są realizowane w ściśle określonych celach, dlatego w procesie ich przygotowywania nie powinno być miejsca na jakąkolwiek przypadkowość. Osoba zajmująca się organizacją we współpracy z zarządem i innymi powiązanymi działami powinna skupić się na realizacji ściśle określonych celów. Nawet w przypadku tak subiektywnych w odbiorze wyników chodzi o zwrot z inwestycji.

HARMONOGRAM PRZYGOTOWAŃ

Zorganizowanie imprezy korporacyjnej to znaczna inwestycja pieniędzy i energii, dlatego zarządzanie czasem w tym zakresie jest kwestią podstawową. Planowanie imprez biznesowych można podzielić na cztery główne etapy, z których każdy stawia organizatorom inne wyzwania. Etapy te dotyczą zarówno imprez małych, jak i tych organizowanych z dużym rozmachem. Przy niewielkiej imprezie można popełnić równie poważne błędy jeśli takie etapy jak planowanie, działania operacyjne, realizacja, rozliczenie końcowe zostaną pominięte.

Gdy dysponujemy przynajmniej trzymiesięcznym wyprzedzeniem czasowym, przygotowania do organizacji wyjazdu integracyjnego można zacząć od wyboru konkretnej lokalizacji, jak na przykład miejscowości nadmorskiej czy górskiego miasteczka. W większości przypadków zarząd z góry określa miejsce spotkania – tak by uniknąć ewentualnych problemów komunikacyjnych, powtórzeń z poprzednich eventów i tym samym dopasować termin wyjazdu do swojego napiętego grafiku. Jeżeli jednak mamy do czynienia z sytuacją, która wystąpiła nagle, wówczas termin powinniśmy dostosować do dostępności danego miejsca, a nie odwrotnie. To znaczy, że dla zapewnienia firmie odpowiednich warunków jesteśmy zmuszeni wziąć pod uwagę miejsca nawet znacznie bardziej oddalone. Dla dobra sprawy i przede wszystkim bezpieczeństwa swojej kariery nie powinniśmy godzić się na np. gorsze warunki noclegowe, niższy standard hotelu i obsługi tylko dlatego, że firma planuje przeprowadzić wyjazd w konkretnym obszarze, choć w jedynym odpowiednim do tego wydarzenia hotelu nie ma już dużej sali konferencyjnej czy pokoi o należytym standardzie. Najważniejszym elementem powodzenia przedsięwzięcia jest hotel dopasowany do standardów firmy, jak również wszelkich wymagań technicznych danego eventu. Dlatego w takich sytuacjach radzę przekonać zarząd do lokalizacji, w której znaleźliśmy idealny dla naszych potrzeb obiekt. Pamiętajmy, że trafny wybór hotelu gwarantuje dobre pierwsze wrażenie. Zaraz po przyjeździe uczestników na miejsce, pierwsze wrażenie zaważy na reszcie pobytu. Zadbajmy by współpracownicy od razu mogli obdarzyć nas zaufaniem a szefostwo odpowiednio szybko upewniło się, że wszystko będzie przebiegało pomyślnie.

Jeśli planujemy wyjazd szkoleniowy, możemy oczywiście wybrać typowy obiekt konferencyjny, jednak w polskich realiach powinien być oznaczony przynajmniej trzema gwiazdkami. Zalecam optymalne wykorzystanie naszych możliwości budżetowych więc jeśli środki na to pozwolą, wybierzmy najlepsze klasowo, renomowane hotele. Pamiętajmy również, że ilość tzw. „gwiazdek” nie zawsze gwarantuje odpowiedni do naszych potrzeb standard. Podstawą każdej decyzji organizacyjnej jest osobiste odwiedzenie obiektu, przyjrzenie się pokojom, salom, siłowni, spa, a także stylowi pracy kadry, profesjonalizmowi oprowadzającego nas przedstawiciela.

Wewnętrzne event-y są znacznie łatwiejsze do przygotowania niż te, na które zaprasza się klientów ponieważ w takich okolicznościach skupiamy się na celach i znamy oczekiwania nie musząc ich przewidywać. Cele spotkań wyjazdowych są zazwyczaj osiągane przez połączenie elementów biznesu i odpoczynku. Program spotkań powinien być tak przygotowany by uczestnicy mieli możliwość przedyskutowania bieżących spraw biznesowych oraz wypoczęcia i wrócenia do firmy pełni nowej energii. Dlatego na spotkanie wyjazdowe warto wybrać zaciszne miejsce jak np. Zamek Ryn na Mazurach. Dobrą bazą informacyjną jest również portal „www.eventmapa.pl”. Odradzam organizowanie imprezy w hotelu w okresie pierwszych sześciu miesięcy od jego otwarcia gdyż jest to czas, w którym ujawniają się wszelkie usterki i niedociągnięcia, a dla personelu to jeszcze moment budowania zespołu. Ponadto, jeśli skuszeni atrakcyjną zniżką, rozpoczęliśmy przygotowania na długo przed terminem wyjazdu gdy obiekt był jeszcze nie w pełni wykończony, weźmy pod uwagę ryzyko, że planowanie otwarcia hotelu może zostać przesunięte w czasie.

Jeśli impreza jest organizowana przez pracowników firmy, dla usprawnienia procesu jedna osoba powinna przyjąć rolę prowadzącej projekt oraz przekazać hotelowi także na piśmie, że jest jedyną decyzyjną osobą. Polecam wysłać do hotelu „brief” z oczekiwaniami, który powinien zawierać następujące informacje:

- charakter spotkania (integracyjny, szkoleniowy, motywacyjny, etc.)
- oczekiwania dotyczące programu (aktywny, spokojny…)
- wielkość i charakterystyka grupy (średnia wieku, struktura płci)
- preferowane daty wyjazdu
- informacje dodatkowe

Najczęściej hotel sam przesyła formularz zawierający tego typu pytania gdyż ułatwia to doradzenie klientowi najlepszych rozwiązań. Hotelowe centra konferencyjne to prawdziwi specjaliści pod względem organizacji spotkań firmowych.

Po przedstawieniu ofert przyjdzie kolej na ich zaprezentowanie swoim szefom lub komitetowi organizacyjnemu. Tutaj trzeba się dobrze przygotować zwłaszcza pod względem uzasadnienia kosztów. Pamiętajmy, że grupowe rezerwacje rządzą się innymi prawami niż te indywidualne i istnieje możliwość negocjacji ceny oraz dodatkowych udogodnień.

Zanim zdecydujemy się na wycieczkę do wstępnie wybranego obiektu, czyli na przeprowadzenie „inspekcji miejsca”, czyli w języku branży hotelarskiej tak zwanego „site inspection”, upewnijmy się czy w czasie naszego planowanego eventu hotel nie przewidział innego dużego zjazdu, a w szczególności głośnej imprezy innej firmy. Dźwięki dochodzące z równolegle organizowanych wydarzeń mogą roznosić się po całym obiekcie i uprzykrzać pobyt naszym uczestnikom.

 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne

 
 

0 Flares Facebook 0 0 Flares ×