RSS
 

Notki z tagiem ‘organizacja wyjazdu’

Wiza do Rosji

04 maj

Szef leci do Rosji?

Potrzebna będzie wiza biznesowa: 

Proponuję skorzystać z usług pośrednika (np. www.posrednictwo-wizowe.pl) - jest to pewne i szybkie rozwiązanie…
Poza zaproszeniem (może je wystawić pośredik w formie voucher-a) oraz wypełnionym wnioskiem potrzebujemy jeszcze:
  • zdjęcie 3,5x 4,5cm (kolorowe, nie starsze niż 6 miesięcy, zrobione na wprost, bez nakrycia głowy, z zamkniętymi ustami, włosy nie mogą nachodzić na twarz)
  • ubezpieczenie zdrowotne na 30 00 EUR (może wykupić je pośrednik)
  • paszport musi być ważny przynajmniej 6 miesięcy od planowanego wyjazdu z Rosji
Paszport, wniosek, zaproszenie i zdjęcie wysyła się kurierem do pośrednika – wizę odsyłają nam za około 7 dni roboczych. Cała procedura wygląda dość prosto ale spróbuj załatwić to sama…. Niekiedy w kwestii wyrobienia wizy po prostu bardziej opłaca się zaufać pośrednikowi – i tak jest właśnie w przypadku Rosji!
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii International travel, Wizy

 

Podróże lotnicze

26 kwi

pjet

Asystentka może mieć do czynienia z trzema rodzajami podróży lotniczych:
gdy bilety kupuje przez agencję podróży,  bezpośrednio
(np. online) 
u przewoźnika lub… w przypadku gdy szef korzysta z prywatnych odrzutowców. 

Współpracując z tour operatorem lub kupując bilety bezpośrednio na stronie przewoźnika pamiętajmy o kilku podstawowych kwestiach:

♦ Bilety rezerwujemy jak najszybciej to możliwe gdyż ich cena może wzrastać nawet z godziny na godzinę.
♦ Prośmy agencję jedynie o rezerwację biletu i zanim go wykupimy, zaczekajmy do terminu wygaśnięcia rezerwacji. Zminimalizuje to wydatki w przypadku ewentualnych zmian w planach podróży.
♦ Wybierzmy taryfę zgodną z naszymi potrzebami, np. tzw. „flex” zezwala na bezkosztowe zmiany i anulacje ale bilety mają wyższą cenę, inne z kolei oferują niski koszt ale w przypadku zmiany nie otrzymamy zwrotu.
♦ Pamiętajmy o zbieraniu „mil” dodając każdorazowo nr biletu w programie lojalnościowym: 
http://biurwa.crazylife.pl/2014/01/26/111/

♦ Niektóre linie lotnicze (np. KLM, Air France) oferują odprawę online już na 30h przed wylotem – warto wiedzieć kiedy jest to możliwe i wybierać najdogodniejsze miejsca.

Co gdy mamy do czynienia z wymaganiami na trochę wyższym poziomie?
Paradoksalnie, zorganizowanie podróży prywatnym odrzutowcem nie jest skomplikowane, wystarczy mieć odpowiedni budżet, całkiem pokaźny….

Rynek małych samolotów dla biznesu lub pasażerów VIP to olbrzymie pieniądze. Producenci zdają sobie z tego doskonale sprawę, dlatego maszyn oferowanych do obsługi takich pasażerów jest sporo. Prym pośród producentów wiodą: Cessna, Hawker Beechcraft oraz Bombardier. Samoloty tego typu podzielone są na kilka kategorii.

♦ Light Jet to małe samoloty, dla 4 –7 pasażerów, o zasięgu do około 3 tysięcy kilometrów. Najpopularniejsze modele: Citation Jet CJ1, Citation Jet CJ2, Citation Mustang, Citation Jet CJ3, Embraer Phenom 100, Beechcraft Premier 1, Citation Jet CJ 2+, Citation Jet Bravo.
♦ Superlight Jet – samoloty odrzutowe o nieco większym zasięgu. Główna cecha tych maszyn to tzw. stand up cabin, czyli możliwość swobodnego poruszania się po pokładzie. Najpopularniejsze modele: Citation Excell, Bombardier Learjet 40XR, Citation XLS, Citation XLS+.
♦ Midsize Jet to większe maszyny, zabierające na pokład około 8 osób z dużą przestrzenią bagażową, dużym zasięgiem i możliwością serwowania na pokładzie ciepłego cateringu. Najpopularniejsze modele: Hawker 800XP/900XP, Bombardier Learjet 60XR, Citation Sovereign, Citation X.
♦ Heavy Jet to z kolei luksusowe odrzutowce dalekiego zasięgu, zabierające nawet 14 – 16 pasażerów.

Najpopularniejsze modele: Falcon 2000, Challenger 605, Challenger 850, Global Express XRS, Falcon 7X, GulfStream 450/550.

W Polsce działa już sporo przewoźników czy też brokerów lotniczych (np. www.bluejet.aero, www.www.flyjet.pl). Ich biura są zazwyczaj czynne 24h/dobę, a samolot potrafią zorganizować nawet w 2h.

Co Ty powinnaś zrobić? Przede wszystkim upewnić się czy dana maszyna pomieści wszystkich pasażerów – tutaj miejsca są dokładnie policzone… Zdecyduj czy na pokładzie będzie potrzebna stewardessa. Zadbaj o catering, może również o szampana? Nie ma odprawy online, nie musisz też martwić się o miejsce przy oknie ;-)

 

Organizacja wyjazdu a współpraca z hotelem!

05 sty

Chciałabym również zwrócić uwagę na niezwykle istotną część przygotowań jaką jest sama współpraca z wybranym hotelem, a w szczególności z naszym opiekunem. O ile to my jako klient rzeczywiście decydujemy o statecznej formie eventu oraz rozdysponowaniu budżetu, zadbajmy by być postrzeganym jako osoba, z którą się dobrze współpracuje i jest profesjonalna w swoich działaniach. Oczywiście zmiany w planach często nie są od nas zależne i stanowią politykę przełożonych. Podczas procesu ustaleń starajmy się jednak minimalizować zmiany i informujmy o nich przedstawiciela hotelu dopiero w sytuacji gdy są one potwierdzone. Zalecam wszelkie ustalenia przesyłać mailowo, tak by mieć potwierdzenie w przypadku potencjalnych wątpliwości. Przekazujmy jak najdokładniejsze instrukcje, choćby w punktach. Szanujmy swój czas i osoby z nami współpracującej gdyż ta krótka relacja może niekiedy zaważyć na powodzeniu całego przedsięwzięcia – to jest właśnie oczekiwany od naszego stanowiska profesjonalizm.

 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne

 

Organizacja wyjazdu integracyjnego – CHECKLISTA:

07 gru
  1. Przy potwierdzaniu terminu koniecznie sprawdzić czy w tym samym czasie w hotelu nie są organizowane inne duże imprezy, które zakłócałyby spokój uczestników naszej firmy.
  2. Podpisać umowę z hotelem.
  3. Dopracowanie Agendy z hotelem:
    -Sale konferencyjne najlepiej rezerwować z półgodzinnym wyprzedzeniem od czasu rozpoczęcia sesji.
    - Wyposażenie sali: rzutnik, flipchart z kilkoma flamastrami, 2 mikrofony, opcjonalnie materiały do notowania (np. z logo hotelu), rollup z logiem firmy.
  4. Stała „przerwa kawowa” do każdej sesji (pierwszego dnia najlepiej bardziej treściwa).
  5. Ustawienie stołów – najwygodniej „w U”, przy dużych wyjazdach potwierdzić ilość miejsc siedzących.
  6. Poufność – nie rezerwować sal ze szklanymi ścianami lub drzwiami.
  7. Przy dużych wyjazdach posiłki w formie bufetu – przy każdym ryba lub mięso do wyboru.
  8. Wino do kolacji – wybrać dwa konkretne gatunki (białe i czerwone) oraz określić maksymalną ilość butelek. Najlepiej wybrać wino wcześniej również przy mniejszych wyjazdach ponieważ na miejscu może okazać się, że nie ma odpowiednich butelek.
  9. Ustalić wydawanie posiłków zawsze w tej samej sali, przy tych samych stolikach.
  10. Poprosić o umieszczenie logo firmy: na recepcji, na drzwiach sali konferencyjnej, w restauracji na drzwiach i stolikach.
  11. Poprosić aby hotel zapewnił agendę „konferencji” przy wejściu.
  12. Poprosić o rabat przynajmniej 10% na wszystkie zabiegi SPA i zrobić kilka zapasowych rezerwacji.
  13. Koniecznie sprawdzić:
    - godzinę podawania śniadań
    - godzinę zamknięcia basenu
    - godzinę wymeldowania się ostatniego dnia – poprosić o przedłużenie doby do 16:00 ostatniego dnia i uzgodnić aby nie blokowano kart kluczy.
    - Poprosić recepcję aby poinformowała gości, że ewentualne koszty barku są pokrywane we własnym zakresie.
  14. Rozplanować noclegi:
    - Przy dużych wyjazdach zarząd i wicedyrektorzy w pokojach jednoosobowych, reszta w dwójkach. Przy małych – wszyscy w jedynkach.
  15. Zrobić listę i poinformować ludzi o ewentualnej możliwości dokonywania zmian na miejscu.
  16. Zaplanować przejazd do obiektu:
    - Opracować listę osób jadących samochodami służbowymi i autokarem.
    Uczestnikom dojeżdżającym we własnym zakresie koniecznie przesłać dokładną mapę – można poradzić się w tej sprawie kierowcy autokaru.
  17. Wysłać oficjalny mail do uczestników:
    - Załączyć agendę spotkań.
    - Ustalić dress code oraz ewentualne niezbędne stroje.
    - Poinformować o której jest wyjazd, gdzie zbiórka, kto koordynuje.
    - Poprosić o informację jak kto dojeżdża.
    - Przesłać wiadomość na temat rabatu na SPA.
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne