RSS
 

Notki z tagiem ‘incentive’

Organizacja dużej konferencji

20 mar

W korporacjach popularnym sposobem komunikacji zarządu z pracownikami, partnerami czy kontrahentami są cykliczne spotkania w formie konferencji, których celem jest przekazanie informacji na temat wyników finansowych, szczególnych osiągnięć i celów firmy. Często są to wydarzenia zgromadzające nawet kilkuset uczestników, np. z całego kraju lub regionu. To również idealna okazja do integracji oraz po prostu – rozrywki w nagrodę za współpracę. Tego typu konwencje należą do projektów o dużym budżecie, wymagają bardzo dobrego strategicznego przygotowania, jak również wykonania na naprawdę profesjonalnym poziomie. Jak to zrobić?

  • Przy projektach o budżecie przekraczającym setki tysięcy PLN zasady formalne są dużo bardziej wymagające. Zapewne potrzebny będzie przetarg, przynajmniej przy selekcji hotelu. W praktyce chodzi o to by z odpowiednim wyprzedzeniem (minimum 3-4 miesiące przed wydarzeniem) wysłać do kilku obiektów zapytanie ofertowe z wszelkimi niezbędnymi informacjami, typu:
    - Termin
    - Całkowita ilość uczestników
    - Ilość noclegów z podziałem na pokoje jedno, dwuosobowe, apartamenty
    - Ilość osób biorących udział w przerwach kawowych, lunchu, kolacji
    - Draft scenariusza całego event-u
  • Równolegle zadbaj również o wybór agencji, która będzie obsługiwać nasz event od strony technicznej, czyli:
    - Budowa sceny i parkietu
    - Nagłośnienie i oświetlenie
    - Produkcja grafiki (oznaczenia w hotelu, oznaczenia na scenie, drogowskazy, ścianki do zdjęć z logiem firmy, itp.)
    - Koordynacja wystąpień / prezentacji podczas części oficjalnej
  • Równie istotny jest wybór fotografa i DJa – warto pomyśleć o tym z wyprzedzeniem…
  • Już na początku przygotowań bardzo ważne jest wyznaczenie sobie i zespołowi organizacyjnemu dat przełomowych, takich jak:
    - Wspólne spotkania robocze, dotyczące planowania całej koncepcji wydarzenia
    - Termin wysłania tzw. “Save the date” do uczestników
    (warto zrobić to jak najszybciej, nie musimy wtedy przedstawiać jeszcze szczegółów a jedynie termin)
    - Termin wysłania zaproszeń w formie e-mail
    - Termin produkcji i wysłania zaproszeń drukowanych
    - Termin produkcji identyfikatorów i agend
    - Termin zakupu i przygotowania ewentualnych giftów (np. firmowe produkty, pendrivy, statuetki, dyplomy)
    - Termin odbycia próby generalnej (najlepiej w tym samym hotelu)
    - Termin przygotowania i dostarczenia listy roomingowej
    - Termin dostarczenia/zakończenia prezentacji (np. w formie Power Point)
  • Co powinno znaleźć się w zaproszeniu:
    - Oczywiście szczegółowa agenda
    - Dress code
    - Godzina możliwego zameldowania w hotelu
    - Czas wyjazdu
    - Forma transportu
    - Ewentualnie hasło/motyw przewodni
  • Ewentualnego zamieszania pomogą uniknąć rozdawane w hotelu agendy z informacjami typu:
    - Nr komórkowy do organizatora i zastępcy
    - Godzina serwowania śniadania
    - Godzina otwarcia fitness clubu, basenu
    - Propozycje i możliwości spędzenia wolnego czasu w danym obiekcie
  • Na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy z hotelem:
    - Dokładny wymiar sali głównej, uwzględniając scenę, parkiet i zaplecze techniczne
    - Dodatkowe koszty wynajęcia strażaka podczas puszczania artystycznego dymu podczas eventu
    - Gorąco polecam wynajęcie ochrony, najlepiej ze strony hotelu, taka pomoc może przydać się w nieoczekiwanym momencie
    - Proponuję zadbać również o zapis umożliwiający bezkosztowe anulacje noclegów np. w skali do 15%, do dwóch tygodni przed eventem
    - Od razu również poproś o bezpłatny dostęp do WiFi oraz parking – tak drobne kwestie mogą nas zaskoczyć w nieodpowiednim momencie
    - Uprzedź, że dana ilość pokoi będzie wymagała umożliwienia zameldowania już od rana
    - Poproś o bezpłatny upgrade do apartamentu dla kluczowego uczestnika, np. dla prezesa
    - Zarezerwuj pokój jedynie dla użytku dziennego, do przebrania lub przechowania rzeczy
    - Ułatwieniem może być także zgoda hotelu na rozdawanie agend wydarzenia uczestnikom podczas meldunku
    - Upewnij się jakie dokładnie napoje wchodzą w skład „open baru” – np. czy poza sokami będzie też cola
    - Sprawdź do której godziny najpóźniej trzeba będzie oddać salę po imprezie
  • Równie istotna (jeżeli nie bardziej) jest część wieczorna, rozrywkowa:
    - Dobrze zaplanuj scenariusz rozdawania nagród dla pracowników (brak listy lub niewystarczająca ilość giftów zburzą wrażenie)
    - Zastanów się nad zatrudnieniem foredancerów / animatorów
    - Rozważ możliwość współpracy z agencją eventową, która mogłaby zorganizować wieczór w określonym stylu, np. lata 60
    - Dobrze sprawdzają się zespoły grające covery (koszt do około 10 tys PLN)
    - Niektóre firmy decydują się na występy gwiazd (koszt waha się od około 20 do 40 tys PLN)
  • Finalne wskazówki dla organizatora:
    - Przemyśl kwestię ewentualnych prezentów dla osób aktywnie uczestniczących w przygotowaniach lub występujących
    (np. voucher na nocleg lub kolację w danym obiekcie)
    - Przemyśl pomysł zatrudnienia hostess/hostów do rozdawania identyfikatorów przed częścią oficjalną.
    - Zadbaj by podczas całego eventu obok był Twój zastępca, który będzie mógł reagować kiedy Ty będziesz zajęta/y
    - Upewnij się, że Twoje ubranie reprezentuje ogłoszony dress code i że wyglądasz na 100% swoich możliwości
    - Miej pod ręką i w telefonie nr do opiekuna hotelu oraz do osoby obsługującej konferencję podczas bankietu
    - Miej wydrukowane hasła do WiFi – część osób w panice będzie ich pilnie potrzebowało
    - Upewnij się, że sprawie działa urządzenie do przerzucania slajdów w prezentacji oraz mikrofony / mikroporty
    - Zadbaj by wszystkie kluczowe osoby miały wydrukowany aktualny szpigiel, czyli minutowy scenariusz działań na scenie
    - Miej ze sobą elegancką teczkę z wszystkimi potrzebnymi danymi: lista roomingowa, lista uczestników, pendrive, długopis
  • Ważną kwestią jest ubezpieczenie imprezy, w szczególności suma ubezpieczenia na szkody wyrządzone pod wpływem alkoholu. Koszt jednodniowej polisy wynosi około 600 PLN – przy wydatkach rzędu 300 tys PLN to drobnostka ale może okazać się cenna.
  • Pamiętaj, że uczestnik konferencji ze swojej perspektywy zwróci uwagę na szczegóły, które mogą pozornie mieć dla Ciebie znaczenie drugorzędne ale tak naprawdę to dzięki nim całe przedsięwzięcie zostanie dobrze lub źle ocenione. Dlatego poświęć szczególną uwagę takim elementom jak: odpowiedni dobór menu, sprawny plan meldowania do pokoi hotelowych, dobry plan i środek transportu.
  • Po evencie:
    - Zadbaj o szybki odbiór pozostawionych rzeczy
    - Zbierz feedback od uczestników
    - Wyślij oficjalny list z podziękowaniami do hotelu, wymieniając osoby z imienia i nazwiska
    - Pamiętaj również by oficjalnie podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w organizację


PS: Jeżeli właśnie organizujesz taką konferencję i szukasz sprawdzonych kontaktów, jesteśmy do  dyspozycji :-)

 

Organizacja wyjazdu integracyjnego – CHECKLISTA:

07 gru
  1. Przy potwierdzaniu terminu koniecznie sprawdzić czy w tym samym czasie w hotelu nie są organizowane inne duże imprezy, które zakłócałyby spokój uczestników naszej firmy.
  2. Podpisać umowę z hotelem.
  3. Dopracowanie Agendy z hotelem:
    -Sale konferencyjne najlepiej rezerwować z półgodzinnym wyprzedzeniem od czasu rozpoczęcia sesji.
    - Wyposażenie sali: rzutnik, flipchart z kilkoma flamastrami, 2 mikrofony, opcjonalnie materiały do notowania (np. z logo hotelu), rollup z logiem firmy.
  4. Stała „przerwa kawowa” do każdej sesji (pierwszego dnia najlepiej bardziej treściwa).
  5. Ustawienie stołów – najwygodniej „w U”, przy dużych wyjazdach potwierdzić ilość miejsc siedzących.
  6. Poufność – nie rezerwować sal ze szklanymi ścianami lub drzwiami.
  7. Przy dużych wyjazdach posiłki w formie bufetu – przy każdym ryba lub mięso do wyboru.
  8. Wino do kolacji – wybrać dwa konkretne gatunki (białe i czerwone) oraz określić maksymalną ilość butelek. Najlepiej wybrać wino wcześniej również przy mniejszych wyjazdach ponieważ na miejscu może okazać się, że nie ma odpowiednich butelek.
  9. Ustalić wydawanie posiłków zawsze w tej samej sali, przy tych samych stolikach.
  10. Poprosić o umieszczenie logo firmy: na recepcji, na drzwiach sali konferencyjnej, w restauracji na drzwiach i stolikach.
  11. Poprosić aby hotel zapewnił agendę „konferencji” przy wejściu.
  12. Poprosić o rabat przynajmniej 10% na wszystkie zabiegi SPA i zrobić kilka zapasowych rezerwacji.
  13. Koniecznie sprawdzić:
    - godzinę podawania śniadań
    - godzinę zamknięcia basenu
    - godzinę wymeldowania się ostatniego dnia – poprosić o przedłużenie doby do 16:00 ostatniego dnia i uzgodnić aby nie blokowano kart kluczy.
    - Poprosić recepcję aby poinformowała gości, że ewentualne koszty barku są pokrywane we własnym zakresie.
  14. Rozplanować noclegi:
    - Przy dużych wyjazdach zarząd i wicedyrektorzy w pokojach jednoosobowych, reszta w dwójkach. Przy małych – wszyscy w jedynkach.
  15. Zrobić listę i poinformować ludzi o ewentualnej możliwości dokonywania zmian na miejscu.
  16. Zaplanować przejazd do obiektu:
    - Opracować listę osób jadących samochodami służbowymi i autokarem.
    Uczestnikom dojeżdżającym we własnym zakresie koniecznie przesłać dokładną mapę – można poradzić się w tej sprawie kierowcy autokaru.
  17. Wysłać oficjalny mail do uczestników:
    - Załączyć agendę spotkań.
    - Ustalić dress code oraz ewentualne niezbędne stroje.
    - Poinformować o której jest wyjazd, gdzie zbiórka, kto koordynuje.
    - Poprosić o informację jak kto dojeżdża.
    - Przesłać wiadomość na temat rabatu na SPA.
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne

 

Rodzaje wyjazdów korporacyjnych

24 lis

Określenie wyjazd integracyjny jest pewnym uogólnieniem, częstokroć zamiennie używanym z pojęciami wyjazd „incentive”, event firmowy, wyjazd szkoleniowy. Podstawowego podziału można dokonać ze względu na cel jaki dana impreza ma osiągnąć oraz na jej charakter. Większość wjazdów firmowych łączy elementy merytoryczne z zajęciami integracyjnymi, które można podzielić na:

  • Teambuilding – czyli celowo zorganizowane zajęcia przyczyniające się do wzbogacenia relacji w grupie, jej budowania, integrowania i nawiązywania między jej członkami współpracy, poznawanie siebie poza służbowym kontekstem.
  • Point games – to gry i zabawy stosowane na teambuildinchach i innych eventach, które mają na celu odwrócenie uwagi uczestnika poprzez nakierowanie go na mechaniczne wykonanie jakiejś czynności. Cel integracyjny jest tutaj przemycony pod postacią określonego zadania, podczas wykonywania którego nawiązują się więzi między uczestnikami.
  • „Incentive” – to turystyka motywacyjna gdzie zmiana otoczenia, będąca nagrodą za osiągnięte wyniki prowadzi do odpoczynku od rutynowych czynności dnia codziennego w pracy.

Firmy opracowują coraz to nowe strategie motywacyjne by utrzymać swoich najbardziej wartościowych pracowników. Wyjazd integracyjny jest imprezą specjalnie zaprojektowaną od kątem danej grupy i ma dostarczyć niezapomnianych wrażeń w sposób na tyle umiejętny aby zmotywować pracowników do bardziej aktywnej pracy. Powinien zadziałać jako bodziec stymulujący, który sprawi, że pracownik będzie bardziej utożsamiać się z firmą. 

Dane statystyczne

Popularność i częstotliwość wyjazdów integracyjnych stale rośnie. Według raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2012” trzydniowe spotkania integracyjne były najbardziej popularną formą wyjazdów w latach 2009 – 2011 i wynosiła odpowiednio 3718, 17356, 25103. Liczba spotkań powyżej 11 dni wzrosła w 2010 roku z 70 do 152, a jej poziom na rok 2011 wyniósł znowu 74. Jeśli chodzi o kategorie wydarzeń, najwięcej organizowanych było wydarzeń korporacyjnych, które znaczący wzrost odnotowały w roku 2010 – z 1221 do 9669. Warto zauważyć, iż systematcznie zwiększa się liczba spotkań. Ponadto na mapie regionów zainteresowanych rozwojem turystyki biznesowej pojawiają się nowe miejscowości aktywnie promujące swoje walory biznesowe. Wniosek – coraz więcej.

Kategoria 2009 2010 2011
Kongresy/konferencje 2127 6420 9873
Wydarzenia korporcyjne 1221 9669 10715
Wydarzeia motywacyjne/incentives 295 903 4051
Targi/wystawy 357 1008 2421
Razem 4000 18000 27060
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne