RSS
 

Notki z tagiem ‘event planning’

Organizacja dużej konferencji

20 mar

W korporacjach popularnym sposobem komunikacji zarządu z pracownikami, partnerami czy kontrahentami są cykliczne spotkania w formie konferencji, których celem jest przekazanie informacji na temat wyników finansowych, szczególnych osiągnięć i celów firmy. Często są to wydarzenia zgromadzające nawet kilkuset uczestników, np. z całego kraju lub regionu. To również idealna okazja do integracji oraz po prostu – rozrywki w nagrodę za współpracę. Tego typu konwencje należą do projektów o dużym budżecie, wymagają bardzo dobrego strategicznego przygotowania, jak również wykonania na naprawdę profesjonalnym poziomie. Jak to zrobić?

  • Przy projektach o budżecie przekraczającym setki tysięcy PLN zasady formalne są dużo bardziej wymagające. Zapewne potrzebny będzie przetarg, przynajmniej przy selekcji hotelu. W praktyce chodzi o to by z odpowiednim wyprzedzeniem (minimum 3-4 miesiące przed wydarzeniem) wysłać do kilku obiektów zapytanie ofertowe z wszelkimi niezbędnymi informacjami, typu:
    - Termin
    - Całkowita ilość uczestników
    - Ilość noclegów z podziałem na pokoje jedno, dwuosobowe, apartamenty
    - Ilość osób biorących udział w przerwach kawowych, lunchu, kolacji
    - Draft scenariusza całego event-u
  • Równolegle zadbaj również o wybór agencji, która będzie obsługiwać nasz event od strony technicznej, czyli:
    - Budowa sceny i parkietu
    - Nagłośnienie i oświetlenie
    - Produkcja grafiki (oznaczenia w hotelu, oznaczenia na scenie, drogowskazy, ścianki do zdjęć z logiem firmy, itp.)
    - Koordynacja wystąpień / prezentacji podczas części oficjalnej
  • Równie istotny jest wybór fotografa i DJa – warto pomyśleć o tym z wyprzedzeniem…
  • Już na początku przygotowań bardzo ważne jest wyznaczenie sobie i zespołowi organizacyjnemu dat przełomowych, takich jak:
    - Wspólne spotkania robocze, dotyczące planowania całej koncepcji wydarzenia
    - Termin wysłania tzw. “Save the date” do uczestników
    (warto zrobić to jak najszybciej, nie musimy wtedy przedstawiać jeszcze szczegółów a jedynie termin)
    - Termin wysłania zaproszeń w formie e-mail
    - Termin produkcji i wysłania zaproszeń drukowanych
    - Termin produkcji identyfikatorów i agend
    - Termin zakupu i przygotowania ewentualnych giftów (np. firmowe produkty, pendrivy, statuetki, dyplomy)
    - Termin odbycia próby generalnej (najlepiej w tym samym hotelu)
    - Termin przygotowania i dostarczenia listy roomingowej
    - Termin dostarczenia/zakończenia prezentacji (np. w formie Power Point)
  • Co powinno znaleźć się w zaproszeniu:
    - Oczywiście szczegółowa agenda
    - Dress code
    - Godzina możliwego zameldowania w hotelu
    - Czas wyjazdu
    - Forma transportu
    - Ewentualnie hasło/motyw przewodni
  • Ewentualnego zamieszania pomogą uniknąć rozdawane w hotelu agendy z informacjami typu:
    - Nr komórkowy do organizatora i zastępcy
    - Godzina serwowania śniadania
    - Godzina otwarcia fitness clubu, basenu
    - Propozycje i możliwości spędzenia wolnego czasu w danym obiekcie
  • Na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy z hotelem:
    - Dokładny wymiar sali głównej, uwzględniając scenę, parkiet i zaplecze techniczne
    - Dodatkowe koszty wynajęcia strażaka podczas puszczania artystycznego dymu podczas eventu
    - Gorąco polecam wynajęcie ochrony, najlepiej ze strony hotelu, taka pomoc może przydać się w nieoczekiwanym momencie
    - Proponuję zadbać również o zapis umożliwiający bezkosztowe anulacje noclegów np. w skali do 15%, do dwóch tygodni przed eventem
    - Od razu również poproś o bezpłatny dostęp do WiFi oraz parking – tak drobne kwestie mogą nas zaskoczyć w nieodpowiednim momencie
    - Uprzedź, że dana ilość pokoi będzie wymagała umożliwienia zameldowania już od rana
    - Poproś o bezpłatny upgrade do apartamentu dla kluczowego uczestnika, np. dla prezesa
    - Zarezerwuj pokój jedynie dla użytku dziennego, do przebrania lub przechowania rzeczy
    - Ułatwieniem może być także zgoda hotelu na rozdawanie agend wydarzenia uczestnikom podczas meldunku
    - Upewnij się jakie dokładnie napoje wchodzą w skład „open baru” – np. czy poza sokami będzie też cola
    - Sprawdź do której godziny najpóźniej trzeba będzie oddać salę po imprezie
  • Równie istotna (jeżeli nie bardziej) jest część wieczorna, rozrywkowa:
    - Dobrze zaplanuj scenariusz rozdawania nagród dla pracowników (brak listy lub niewystarczająca ilość giftów zburzą wrażenie)
    - Zastanów się nad zatrudnieniem foredancerów / animatorów
    - Rozważ możliwość współpracy z agencją eventową, która mogłaby zorganizować wieczór w określonym stylu, np. lata 60
    - Dobrze sprawdzają się zespoły grające covery (koszt do około 10 tys PLN)
    - Niektóre firmy decydują się na występy gwiazd (koszt waha się od około 20 do 40 tys PLN)
  • Finalne wskazówki dla organizatora:
    - Przemyśl kwestię ewentualnych prezentów dla osób aktywnie uczestniczących w przygotowaniach lub występujących
    (np. voucher na nocleg lub kolację w danym obiekcie)
    - Przemyśl pomysł zatrudnienia hostess/hostów do rozdawania identyfikatorów przed częścią oficjalną.
    - Zadbaj by podczas całego eventu obok był Twój zastępca, który będzie mógł reagować kiedy Ty będziesz zajęta/y
    - Upewnij się, że Twoje ubranie reprezentuje ogłoszony dress code i że wyglądasz na 100% swoich możliwości
    - Miej pod ręką i w telefonie nr do opiekuna hotelu oraz do osoby obsługującej konferencję podczas bankietu
    - Miej wydrukowane hasła do WiFi – część osób w panice będzie ich pilnie potrzebowało
    - Upewnij się, że sprawie działa urządzenie do przerzucania slajdów w prezentacji oraz mikrofony / mikroporty
    - Zadbaj by wszystkie kluczowe osoby miały wydrukowany aktualny szpigiel, czyli minutowy scenariusz działań na scenie
    - Miej ze sobą elegancką teczkę z wszystkimi potrzebnymi danymi: lista roomingowa, lista uczestników, pendrive, długopis
  • Ważną kwestią jest ubezpieczenie imprezy, w szczególności suma ubezpieczenia na szkody wyrządzone pod wpływem alkoholu. Koszt jednodniowej polisy wynosi około 600 PLN – przy wydatkach rzędu 300 tys PLN to drobnostka ale może okazać się cenna.
  • Pamiętaj, że uczestnik konferencji ze swojej perspektywy zwróci uwagę na szczegóły, które mogą pozornie mieć dla Ciebie znaczenie drugorzędne ale tak naprawdę to dzięki nim całe przedsięwzięcie zostanie dobrze lub źle ocenione. Dlatego poświęć szczególną uwagę takim elementom jak: odpowiedni dobór menu, sprawny plan meldowania do pokoi hotelowych, dobry plan i środek transportu.
  • Po evencie:
    - Zadbaj o szybki odbiór pozostawionych rzeczy
    - Zbierz feedback od uczestników
    - Wyślij oficjalny list z podziękowaniami do hotelu, wymieniając osoby z imienia i nazwiska
    - Pamiętaj również by oficjalnie podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w organizację


PS: Jeżeli właśnie organizujesz taką konferencję i szukasz sprawdzonych kontaktów, jesteśmy do  dyspozycji :-)

 

Organizacja wyjazdu integracyjnego – CHECKLISTA:

07 gru
  1. Przy potwierdzaniu terminu koniecznie sprawdzić czy w tym samym czasie w hotelu nie są organizowane inne duże imprezy, które zakłócałyby spokój uczestników naszej firmy.
  2. Podpisać umowę z hotelem.
  3. Dopracowanie Agendy z hotelem:
    -Sale konferencyjne najlepiej rezerwować z półgodzinnym wyprzedzeniem od czasu rozpoczęcia sesji.
    - Wyposażenie sali: rzutnik, flipchart z kilkoma flamastrami, 2 mikrofony, opcjonalnie materiały do notowania (np. z logo hotelu), rollup z logiem firmy.
  4. Stała „przerwa kawowa” do każdej sesji (pierwszego dnia najlepiej bardziej treściwa).
  5. Ustawienie stołów – najwygodniej „w U”, przy dużych wyjazdach potwierdzić ilość miejsc siedzących.
  6. Poufność – nie rezerwować sal ze szklanymi ścianami lub drzwiami.
  7. Przy dużych wyjazdach posiłki w formie bufetu – przy każdym ryba lub mięso do wyboru.
  8. Wino do kolacji – wybrać dwa konkretne gatunki (białe i czerwone) oraz określić maksymalną ilość butelek. Najlepiej wybrać wino wcześniej również przy mniejszych wyjazdach ponieważ na miejscu może okazać się, że nie ma odpowiednich butelek.
  9. Ustalić wydawanie posiłków zawsze w tej samej sali, przy tych samych stolikach.
  10. Poprosić o umieszczenie logo firmy: na recepcji, na drzwiach sali konferencyjnej, w restauracji na drzwiach i stolikach.
  11. Poprosić aby hotel zapewnił agendę „konferencji” przy wejściu.
  12. Poprosić o rabat przynajmniej 10% na wszystkie zabiegi SPA i zrobić kilka zapasowych rezerwacji.
  13. Koniecznie sprawdzić:
    - godzinę podawania śniadań
    - godzinę zamknięcia basenu
    - godzinę wymeldowania się ostatniego dnia – poprosić o przedłużenie doby do 16:00 ostatniego dnia i uzgodnić aby nie blokowano kart kluczy.
    - Poprosić recepcję aby poinformowała gości, że ewentualne koszty barku są pokrywane we własnym zakresie.
  14. Rozplanować noclegi:
    - Przy dużych wyjazdach zarząd i wicedyrektorzy w pokojach jednoosobowych, reszta w dwójkach. Przy małych – wszyscy w jedynkach.
  15. Zrobić listę i poinformować ludzi o ewentualnej możliwości dokonywania zmian na miejscu.
  16. Zaplanować przejazd do obiektu:
    - Opracować listę osób jadących samochodami służbowymi i autokarem.
    Uczestnikom dojeżdżającym we własnym zakresie koniecznie przesłać dokładną mapę – można poradzić się w tej sprawie kierowcy autokaru.
  17. Wysłać oficjalny mail do uczestników:
    - Załączyć agendę spotkań.
    - Ustalić dress code oraz ewentualne niezbędne stroje.
    - Poinformować o której jest wyjazd, gdzie zbiórka, kto koordynuje.
    - Poprosić o informację jak kto dojeżdża.
    - Przesłać wiadomość na temat rabatu na SPA.
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne

 

„Site inspection” przed organizacją wyjazdu

01 gru

Podczas wizyt w rozważanym hotelu musimy wziąć pod uwagę przede wszystkim takie elementy jak: odpowiednia ilość pokoi, wystarczająco duża sala konferencyjna, możliwości organizacji zajęć integracyjnych, dobra restauracja. Najważniejsza osoba w firmie, Dyrektor Generalny powinien zająć apartament wyposażony w pokój dzienny ponieważ z pewnością pojawi się konieczność przeprowadzenia krótkiego spotkania zarządu dla omówienia bieżących kwestii. W przypadku wyjazdów z duża ilością uczestników, częstą praktyką jest rezerwowanie pokoi dwuosobowych, a jednoosobowych jedynie dla najwyższej kadry managerskiej. Wówczas można zastosować następujące rozwiązanie: rezerwacja apartamentu dla prezesa/dyrektora generalnego, jednoosobowych pokoi o podwyższonym standardzie dla członków zarządu, standardowych pojedynczych pokoi dla wicedyrektorów, oraz standardowych dwuosobowych pokoi dla reszty pracowników. Jest to zrozumiałe ze względów zarówno ekonomicznych jak i możliwości technicznych hotelu. Według mnie pokoje kadry zarządzającej powinny znajdować się na innym piętrze niż pozostałe. Ponieważ najczęściej znamy preferencje członków zarządu, podczas inspekcji obiektu warto od razu przypisać noclegi do poszczególnych osób.

Rezerwacje zarówno noclegów jak i sal konferencyjnych należy dopasować do agendy całego wyjazdu. Przedstawiciel hotelu powinien otrzymać ogólny zarys agendy, gdyż to ułatwi współpracę i wprowadzenie ewentualnych zmian. Hotel może zamieścić ogólny rozkład spotkań przy recepcji wraz ze wskazówkami dotarcia do poszczególnych pomieszczeń. Wykluczone jest natomiast przekazanie wewnętrznej agendy zawierającej program, temat i treść dyskusji, które stanowią ścisłą tajemnicę firmy.

Głównym elementem spotkania wyjazdowego jest zazwyczaj część merytoryczna. Sala konferencyjna powinna być przestronna ale nie może być zbyt duża. Należy zadbać by spotkanie miało charakter poufny – w oknach powinny znajdować się rolety, w sali zamykane na klucz drzwi, ściany nie mogą być szklane. Niezbędny sprzęt techniczny to: rzutnik, flipchart, kilka flamastrów, 2 mikrofony, nagłośnienie, materiały do notowania (o ile nie będą częścią gadżetów pamiątkowych), rollup z logo firmy. Ważny jest stan toalet będący dobrym wyznacznikiem standardów higieny w obiekcie. Toalety powinny znajdować się w bliskiej odległości od sali konferencyjnej. Obowiązkowo powinno się sprawdzić takie miejsca jak restauracja, bar nocny, basen, siłownia, spa, jak również inne punkty rozrywki, np. pole do gry w minigolfa. Przydatna wskazówka – prośmy o kartę klucz, która otwiera większość pomieszczeń oraz o dodatkowy pokój dla osób specjalnie przyjeżdżających tylko na prezentację.

Istotnym elementem wjazdu poza częścią merytoryczną i typowo rozrywkową są zajęcia integracyjne. Upewnijmy się, że dany obiekt spełnia warunki do prawidłowego przyprowadzenia zaplanowanych zajęć. Zadbajmy by wszystko przebiegło pomyślnie.

 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne