RSS
 

Organizacja spotkania biznesowego

05 maj

Udane spotkanie biznesowe pomoże w nawiązywaniu lub też zacieśnianiu kontaktów z klientami jak również w zbudowaniu Waszego wizerunku – dlatego ewentualne potknięcia są bardzo ryzykowne. Poniżej garść praktycznych wskazówek jak zorganizować udany meeting i wywrzeć dobre wrażenie.

Miejsce spotkania powinno być zlokalizowane tak, aby uczestnicy byli w stanie wygodnie i na czas do niego dotrzeć. Czas spotkania natomiast nie może dezorganizować planu dnia uczestników.

Kiedy znasz już termin spotkania ale przed Tobą jeszcze cała reszta spraw organizacyjnych, wyślij uczestnikom przynajmniej krótką informację e-mail typu „Save the Date – details will follow”. Kiedy natomiast wszystkie szczegóły są już dopięte na ostatni guzik, rozdysponuj zaproszenia, podając wszystkie istotne informacje. Dopuszczalne są formy telefoniczne, e-mailowe oraz listownie
(w przypadku ważniejszych, bardziej uroczystych eventów).

Ważnym elementem planowania jest również opracowanie agendy spotkania, czyli planu jego przebiegu. Agenda powinna być dołączona do zaproszenia lub wręczona uczestnikom na początku zebrania.

Jeśli uznasz to za zasadne, przygotuj materiały informacyjne / marketingowe dla uczestników spotkania i dostarcz je wcześniej na miejsce.

Miejsce spotkania biznesowego powinno być dopasowane pod względem rozmiaru
i wyposażenia
do ilości uczestników oraz charakteru wydarzenia.

W przypadku organizowania prezentacji lub konferencji dla większej ilości uczestników, organizacja sali (ustawienie krzeseł, lokalizacja mikrofonu i głośników, lokalizacja ekranu) musi zapewnić dobrą widoczność i słyszalność.

Przy sali konferencyjnej powinna być także przestrzeń umożliwiająca podanie poczęstunku w przerwie spotkania. Wynajmując salę na zewnątrz firmy, przed podpisaniem umowy sprawdź osobiście wyposażenie sali, a przed samym spotkaniem upewnij się czy wszystkie sprzęty działają.

W zależności od czasu trwania, każde dłuższe, kilkugodzinne spotkanie biznesowe powinno mieć zaplanowaną przerwę na kawę lub lunch. Podczas krótkiej przerwy warto zorganizować bufet z gorącymi i zimnymi napojami oraz przekąskami.

Przed spotkaniem warto poinformować gości o kwestii dostępnych miejsc parkingowych. W dniu konferencji osobiście wprowadź wszystkich do sali, a następnie poinformuj o miejscu lunchu / przerwy kawowej oraz o lokalizacji najbliższych toalet.
Na wszelki wypadek pamiętaj też by przekazać numer kontaktowy do obsługi.

 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Meetings

 

Wiza do Rosji

04 maj

Szef leci do Rosji?

Potrzebna będzie wiza biznesowa: 

Proponuję skorzystać z usług pośrednika (np. www.posrednictwo-wizowe.pl) - jest to pewne i szybkie rozwiązanie…
Poza zaproszeniem (może je wystawić pośredik w formie voucher-a) oraz wypełnionym wnioskiem potrzebujemy jeszcze:
  • zdjęcie 3,5x 4,5cm (kolorowe, nie starsze niż 6 miesięcy, zrobione na wprost, bez nakrycia głowy, z zamkniętymi ustami, włosy nie mogą nachodzić na twarz)
  • ubezpieczenie zdrowotne na 30 00 EUR (może wykupić je pośrednik)
  • paszport musi być ważny przynajmniej 6 miesięcy od planowanego wyjazdu z Rosji
Paszport, wniosek, zaproszenie i zdjęcie wysyła się kurierem do pośrednika – wizę odsyłają nam za około 7 dni roboczych. Cała procedura wygląda dość prosto ale spróbuj załatwić to sama…. Niekiedy w kwestii wyrobienia wizy po prostu bardziej opłaca się zaufać pośrednikowi – i tak jest właśnie w przypadku Rosji!
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii International travel, Wizy

 

Podróże lotnicze

26 kwi

pjet

Asystentka może mieć do czynienia z trzema rodzajami podróży lotniczych:
gdy bilety kupuje przez agencję podróży,  bezpośrednio
(np. online) 
u przewoźnika lub… w przypadku gdy szef korzysta z prywatnych odrzutowców. 

Współpracując z tour operatorem lub kupując bilety bezpośrednio na stronie przewoźnika pamiętajmy o kilku podstawowych kwestiach:

♦ Bilety rezerwujemy jak najszybciej to możliwe gdyż ich cena może wzrastać nawet z godziny na godzinę.
♦ Prośmy agencję jedynie o rezerwację biletu i zanim go wykupimy, zaczekajmy do terminu wygaśnięcia rezerwacji. Zminimalizuje to wydatki w przypadku ewentualnych zmian w planach podróży.
♦ Wybierzmy taryfę zgodną z naszymi potrzebami, np. tzw. „flex” zezwala na bezkosztowe zmiany i anulacje ale bilety mają wyższą cenę, inne z kolei oferują niski koszt ale w przypadku zmiany nie otrzymamy zwrotu.
♦ Pamiętajmy o zbieraniu „mil” dodając każdorazowo nr biletu w programie lojalnościowym: 
http://biurwa.crazylife.pl/2014/01/26/111/

♦ Niektóre linie lotnicze (np. KLM, Air France) oferują odprawę online już na 30h przed wylotem – warto wiedzieć kiedy jest to możliwe i wybierać najdogodniejsze miejsca.

Co gdy mamy do czynienia z wymaganiami na trochę wyższym poziomie?
Paradoksalnie, zorganizowanie podróży prywatnym odrzutowcem nie jest skomplikowane, wystarczy mieć odpowiedni budżet, całkiem pokaźny….

Rynek małych samolotów dla biznesu lub pasażerów VIP to olbrzymie pieniądze. Producenci zdają sobie z tego doskonale sprawę, dlatego maszyn oferowanych do obsługi takich pasażerów jest sporo. Prym pośród producentów wiodą: Cessna, Hawker Beechcraft oraz Bombardier. Samoloty tego typu podzielone są na kilka kategorii.

♦ Light Jet to małe samoloty, dla 4 –7 pasażerów, o zasięgu do około 3 tysięcy kilometrów. Najpopularniejsze modele: Citation Jet CJ1, Citation Jet CJ2, Citation Mustang, Citation Jet CJ3, Embraer Phenom 100, Beechcraft Premier 1, Citation Jet CJ 2+, Citation Jet Bravo.
♦ Superlight Jet – samoloty odrzutowe o nieco większym zasięgu. Główna cecha tych maszyn to tzw. stand up cabin, czyli możliwość swobodnego poruszania się po pokładzie. Najpopularniejsze modele: Citation Excell, Bombardier Learjet 40XR, Citation XLS, Citation XLS+.
♦ Midsize Jet to większe maszyny, zabierające na pokład około 8 osób z dużą przestrzenią bagażową, dużym zasięgiem i możliwością serwowania na pokładzie ciepłego cateringu. Najpopularniejsze modele: Hawker 800XP/900XP, Bombardier Learjet 60XR, Citation Sovereign, Citation X.
♦ Heavy Jet to z kolei luksusowe odrzutowce dalekiego zasięgu, zabierające nawet 14 – 16 pasażerów.

Najpopularniejsze modele: Falcon 2000, Challenger 605, Challenger 850, Global Express XRS, Falcon 7X, GulfStream 450/550.

W Polsce działa już sporo przewoźników czy też brokerów lotniczych (np. www.bluejet.aero, www.www.flyjet.pl). Ich biura są zazwyczaj czynne 24h/dobę, a samolot potrafią zorganizować nawet w 2h.

Co Ty powinnaś zrobić? Przede wszystkim upewnić się czy dana maszyna pomieści wszystkich pasażerów – tutaj miejsca są dokładnie policzone… Zdecyduj czy na pokładzie będzie potrzebna stewardessa. Zadbaj o catering, może również o szampana? Nie ma odprawy online, nie musisz też martwić się o miejsce przy oknie ;-)

 

Podróż do DUBAJU

09 lut

Organizacja każdej podróży międzynarodowej wymaga zapoznania się z kontekstem kulturowym odwiedzanego kraju. Tę kwestię powinniśmy mieć na uwadze zwłaszcza przy okazji wyjazdów poza Europę.

Poniżej kilka praktycznych wskazówek co do Dubaju, którego obywatele pomimo swej otwartości, nowoczesności i tolerancji wciąż wyznają tradycyjne, a wręcz konserwatywne zasady, związane bezpośrednio z religią.

1. Dress Code
We wszystkich miejscach publicznych spodnie, spódnice i sukienki muszą być „odpowiedniej” długości. Ubranie nie może nadmiernie odkrywać ciała, być przezroczyste lub przedstawiać obraźliwych nadruków. Poza plażą chodzenie w strojach kąpielowych jest zabronione. Eksponowanie nagości jest przestępstwem i może zakończyć się aresztem lub deportacją.

2. Publiczne okazywanie czułości:
Jest niedozwolone nawet dla małżeństw. Publiczne całowanie, przytulanie czy inne akty bliskości są uznawane za obrazę społeczeństwa i mogą zakończyć się aresztem lub deportacją.

3. Spożywanie alkoholu:
Jest dozwolone jedynie w wyznaczonych do tego miejscach, np. w restauracjach. Alkohol można nabyć tylko u sprzedawców posiadających specjalną licencję (dostępną wyłącznie dla osób nie będących muzułmanami). Butelki z alkoholem powinny być przenoszone w papierowcyh torbach, by nie rzucały się w oczy przechodniom. Prowadzenie samochodu choćby po minimalnej ilości spożytego alkoholu jest niedopuszczalne.

4. Inne środki:
Spożywanie i posiadanie substancji odurzających lub niektórych leków jest przestępstwem. Przed wyjazdem warto sprawdzić czy przypadkiem nie spakowaliśmy lekarstw, które na miejscu okażą się być nielegalne.

5. Dodatkowe informacje:
www.godubai.com
www.timeoutdubai.com
www.dubai-online.com
www.cultures.ae
www.dubaicity.com
www.dubaitourism.ae

 

Wiza do USA

25 sty

Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki w celu uzyskania wizy dla pracownika firmy, upewnij się czy jego obywatelstwo kwalifikuje się do Programu Ruchu Bezwizowego (Visa Waver Program) na stronie internetowej Ambasady. Jeżeli np. Twój szef jest Holendrem, może wjechać do USA bez wizy – pamiętaj jednak, że konieczne jest uzyskanie autoryzacji jego podróży w systemie ESTA (http://cbp.gov/xp/cgov/travel/id_visa/esta/).

Jeżeli chodzi o osobę polskiego obywatelstwa, podróżującą służbowo – potrzebna będzie wiza służbowa nieimigracyjna (czyli na pobyt czasowy) – typu B1.

Jak ją zdobyć?

1. Zrobić zdjęcie:
Zdjęcie musi być w formacie JPEG (rozszerzenie pliku -.jpg). Minimalny rozmiar zdjęcia to 600 pikseli (szerokość) – 600 pikseli (wysokość). Maksymalny rozmiar zdjęcia to 1200 pikseli (szerokość) – 1200 pikseli (wysokość), a plik nie może przewyższyć 240KB wielkości. 

2. Wypełnić podanie o wizę:

https://ceac.state.gov/GENNIV/General/complete/complete_gettingstarted.aspx?node=Getting%20Started

3. Po wypełnieniu podania należy wydrukować stronę potwierdzającą wypełnienie formularza DS-160.

4. Ustalić termin wizyty u konsula:
Termin spotkania z konsulem można ustalić dzwoniąc do Centrum Informacji Wizowej od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 20:00 pod numer:

*703 700 120 – z telefonów stacjonarnych w Polsce (4,92 PLN za minutę) 
*740 94 00 – z telefonów komórkowych w Polsce (4,92 PLN za minutę) 
*(48 22) 523 2000 – w Polsce i z zagranicy (7,11 USD lub 22 PLN za siedem minut płatne kartą Visa lub MasterCard)

5. Przygotować następujące dokumenty:
- ważny paszport
- dowód wniesienia opłaty (ok. 420 PLN)
- wypełniony formularz DHL – do odesłania wizy i paszportu

- zaproszenie z siedziby firmy w USA

 6. Rozmowa z konsulem:
Po umówieniu wizyty należy udać się do sekcji konsularnej Ambasady Amerykańskiej w Warszawie przy ul. Pięknej 12. Przed wejściem do Sekcji Konsularnej każda osoba musi przejść kontrolę bezpieczeństwa. Istnieje zakaz przynoszenia: urządzeń elektronicznych (w tym aparatów fotograficznych, kamer, laptopów), broni, płynów, bagaży. Na czas pobytu w budynku konsulatu telefony komórkowe należy pozostawić u pracowników ochrony.

7. Rejestracja osoby ubiegającej się o wizę oraz skanowanie odcisków palców:
Po przejściu kontroli bezpieczeństwa pracownik konsulatu skieruje do poczekalni Sekcji Wiz Nieimigracyjnych. W jednym z okienek rejestracyjnych urzędnik zeskanuje odciski 10 palców obydwu rąk oraz zarejestruje wniosek o wizę w systemie komputerowym. Po zakończeniu rejestracji otrzymuje się numer, który wyświetli się nad okienkiem konsula przeprowadzającego rozmowę.

8. Rozmowa z konsulem:
Podchodząc do okienka w konsulacie w Warszawie, konsulowi należy podać jedynie paszport, wniosek wizowy oraz formularz DHL. Konsul zweryfikuje odciski palców prosząc o położenie konkretnego palca na skanerze. Podczas rozmowy urzędnik konsularny musi ocenić, czy w świetle przepisów amerykańskiego prawa imigracyjnego cel podróży jest zgodny z rodzajem wnioskowanej wizy.

Poniżej link do informacji uzupełniających:

http://polish.poland.usembassy.gov/wizy/wizy-nieimigracyjne/jak-ubiega-si-o-wiz.html

 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wizy