RSS
 

Archiwum dla kategorii ‘Zarządzanie projektami’

Organizacja dużej konferencji

20 mar

W korporacjach popularnym sposobem komunikacji zarządu z pracownikami, partnerami czy kontrahentami są cykliczne spotkania w formie konferencji, których celem jest przekazanie informacji na temat wyników finansowych, szczególnych osiągnięć i celów firmy. Często są to wydarzenia zgromadzające nawet kilkuset uczestników, np. z całego kraju lub regionu. To również idealna okazja do integracji oraz po prostu – rozrywki w nagrodę za współpracę. Tego typu konwencje należą do projektów o dużym budżecie, wymagają bardzo dobrego strategicznego przygotowania, jak również wykonania na naprawdę profesjonalnym poziomie. Jak to zrobić?

  • Przy projektach o budżecie przekraczającym setki tysięcy PLN zasady formalne są dużo bardziej wymagające. Zapewne potrzebny będzie przetarg, przynajmniej przy selekcji hotelu. W praktyce chodzi o to by z odpowiednim wyprzedzeniem (minimum 3-4 miesiące przed wydarzeniem) wysłać do kilku obiektów zapytanie ofertowe z wszelkimi niezbędnymi informacjami, typu:
    - Termin
    - Całkowita ilość uczestników
    - Ilość noclegów z podziałem na pokoje jedno, dwuosobowe, apartamenty
    - Ilość osób biorących udział w przerwach kawowych, lunchu, kolacji
    - Draft scenariusza całego event-u
  • Równolegle zadbaj również o wybór agencji, która będzie obsługiwać nasz event od strony technicznej, czyli:
    - Budowa sceny i parkietu
    - Nagłośnienie i oświetlenie
    - Produkcja grafiki (oznaczenia w hotelu, oznaczenia na scenie, drogowskazy, ścianki do zdjęć z logiem firmy, itp.)
    - Koordynacja wystąpień / prezentacji podczas części oficjalnej
  • Równie istotny jest wybór fotografa i DJa – warto pomyśleć o tym z wyprzedzeniem…
  • Już na początku przygotowań bardzo ważne jest wyznaczenie sobie i zespołowi organizacyjnemu dat przełomowych, takich jak:
    - Wspólne spotkania robocze, dotyczące planowania całej koncepcji wydarzenia
    - Termin wysłania tzw. “Save the date” do uczestników
    (warto zrobić to jak najszybciej, nie musimy wtedy przedstawiać jeszcze szczegółów a jedynie termin)
    - Termin wysłania zaproszeń w formie e-mail
    - Termin produkcji i wysłania zaproszeń drukowanych
    - Termin produkcji identyfikatorów i agend
    - Termin zakupu i przygotowania ewentualnych giftów (np. firmowe produkty, pendrivy, statuetki, dyplomy)
    - Termin odbycia próby generalnej (najlepiej w tym samym hotelu)
    - Termin przygotowania i dostarczenia listy roomingowej
    - Termin dostarczenia/zakończenia prezentacji (np. w formie Power Point)
  • Co powinno znaleźć się w zaproszeniu:
    - Oczywiście szczegółowa agenda
    - Dress code
    - Godzina możliwego zameldowania w hotelu
    - Czas wyjazdu
    - Forma transportu
    - Ewentualnie hasło/motyw przewodni
  • Ewentualnego zamieszania pomogą uniknąć rozdawane w hotelu agendy z informacjami typu:
    - Nr komórkowy do organizatora i zastępcy
    - Godzina serwowania śniadania
    - Godzina otwarcia fitness clubu, basenu
    - Propozycje i możliwości spędzenia wolnego czasu w danym obiekcie
  • Na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy z hotelem:
    - Dokładny wymiar sali głównej, uwzględniając scenę, parkiet i zaplecze techniczne
    - Dodatkowe koszty wynajęcia strażaka podczas puszczania artystycznego dymu podczas eventu
    - Gorąco polecam wynajęcie ochrony, najlepiej ze strony hotelu, taka pomoc może przydać się w nieoczekiwanym momencie
    - Proponuję zadbać również o zapis umożliwiający bezkosztowe anulacje noclegów np. w skali do 15%, do dwóch tygodni przed eventem
    - Od razu również poproś o bezpłatny dostęp do WiFi oraz parking – tak drobne kwestie mogą nas zaskoczyć w nieodpowiednim momencie
    - Uprzedź, że dana ilość pokoi będzie wymagała umożliwienia zameldowania już od rana
    - Poproś o bezpłatny upgrade do apartamentu dla kluczowego uczestnika, np. dla prezesa
    - Zarezerwuj pokój jedynie dla użytku dziennego, do przebrania lub przechowania rzeczy
    - Ułatwieniem może być także zgoda hotelu na rozdawanie agend wydarzenia uczestnikom podczas meldunku
    - Upewnij się jakie dokładnie napoje wchodzą w skład „open baru” – np. czy poza sokami będzie też cola
    - Sprawdź do której godziny najpóźniej trzeba będzie oddać salę po imprezie
  • Równie istotna (jeżeli nie bardziej) jest część wieczorna, rozrywkowa:
    - Dobrze zaplanuj scenariusz rozdawania nagród dla pracowników (brak listy lub niewystarczająca ilość giftów zburzą wrażenie)
    - Zastanów się nad zatrudnieniem foredancerów / animatorów
    - Rozważ możliwość współpracy z agencją eventową, która mogłaby zorganizować wieczór w określonym stylu, np. lata 60
    - Dobrze sprawdzają się zespoły grające covery (koszt do około 10 tys PLN)
    - Niektóre firmy decydują się na występy gwiazd (koszt waha się od około 20 do 40 tys PLN)
  • Finalne wskazówki dla organizatora:
    - Przemyśl kwestię ewentualnych prezentów dla osób aktywnie uczestniczących w przygotowaniach lub występujących
    (np. voucher na nocleg lub kolację w danym obiekcie)
    - Przemyśl pomysł zatrudnienia hostess/hostów do rozdawania identyfikatorów przed częścią oficjalną.
    - Zadbaj by podczas całego eventu obok był Twój zastępca, który będzie mógł reagować kiedy Ty będziesz zajęta/y
    - Upewnij się, że Twoje ubranie reprezentuje ogłoszony dress code i że wyglądasz na 100% swoich możliwości
    - Miej pod ręką i w telefonie nr do opiekuna hotelu oraz do osoby obsługującej konferencję podczas bankietu
    - Miej wydrukowane hasła do WiFi – część osób w panice będzie ich pilnie potrzebowało
    - Upewnij się, że sprawie działa urządzenie do przerzucania slajdów w prezentacji oraz mikrofony / mikroporty
    - Zadbaj by wszystkie kluczowe osoby miały wydrukowany aktualny szpigiel, czyli minutowy scenariusz działań na scenie
    - Miej ze sobą elegancką teczkę z wszystkimi potrzebnymi danymi: lista roomingowa, lista uczestników, pendrive, długopis
  • Ważną kwestią jest ubezpieczenie imprezy, w szczególności suma ubezpieczenia na szkody wyrządzone pod wpływem alkoholu. Koszt jednodniowej polisy wynosi około 600 PLN – przy wydatkach rzędu 300 tys PLN to drobnostka ale może okazać się cenna.
  • Pamiętaj, że uczestnik konferencji ze swojej perspektywy zwróci uwagę na szczegóły, które mogą pozornie mieć dla Ciebie znaczenie drugorzędne ale tak naprawdę to dzięki nim całe przedsięwzięcie zostanie dobrze lub źle ocenione. Dlatego poświęć szczególną uwagę takim elementom jak: odpowiedni dobór menu, sprawny plan meldowania do pokoi hotelowych, dobry plan i środek transportu.
  • Po evencie:
    - Zadbaj o szybki odbiór pozostawionych rzeczy
    - Zbierz feedback od uczestników
    - Wyślij oficjalny list z podziękowaniami do hotelu, wymieniając osoby z imienia i nazwiska
    - Pamiętaj również by oficjalnie podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w organizację


PS: Jeżeli właśnie organizujesz taką konferencję i szukasz sprawdzonych kontaktów, jesteśmy do  dyspozycji :-)

 

Organizacja wyjazdu firmowego – ostatnie kroki :-)

06 sty

Budżet
Budżet kosztów firmy powinien podlegać stałej analizie i aktualizacji. Relacje wydatków w stosunku do budżetu muszą być pod kontrolą, gdyż czekanie z korektą do czasu ostatecznego rozliczenia może przysporzyć ciągnących się trudności. W miarę jak pojawiają się faktyczne koszty, oszacowane wcześniej wartości powinny być aktualizowane.

Oficjalna komunikacja
Jeśli znamy już powyższe szczegóły, przyszedł czas na oficjalną komunikację szczegółów wyjazdu jego uczestnikom. Przygotujmy dobrze przemyślaną wiadomość e-mail. Zawrzyjmy w niej informację o formie transportu i godzinie zbiórki. Poprośmy o zgłaszanie jeśli ktoś zamiast autokarem, planuje jechać samochodem. Poinformujmy, że zostały przydzielone pokoje jednoosobowe/dwuosobowe, a ewentualnych zmian można dokonywać na miejscu. Zaproponujmy usługi SPA z firmowym rabatem. Załączmy mapę dojazdu, adres internetowy hotelu, informacje kontaktowe do siebie, oraz co najważniejsze – przejrzystą agendę spotkania w formacie PDF. By zmniejszyć obawy tym samym wzbudzić zainteresowanie spotkaniem, kluczem jest zapewnienie wszystkim uczestnikom pełnej informacji czego mogą się spodziewać, jednak bez podawania szczegółów. Poprośmy również o przesłanie do siebie wszystkich prezentacji i materiałów, tak by były wyświetlane z jednego komputera.

Ewentualne trudności
Podsumowując proces przygotowań, chciałabym zwrócić uwagę również na kwestie, które z pozoru mają niewielkie znaczenie ale mogą być problematyczne i tym samym trudne do przewidzenia dla osób nie posiadających wcześniejszego doświadczenia w organizacji wyjazdów firmowych.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na godzinę podawania śniadań, szczególnie w obiektach wypoczynkowych typu spa gdzie z zasady „życie” gości rozpoczyna się później niż w hotelach biznesowych.

Kilka osób z pewnością będzie chciało skorzystać wieczorem z basenu, dlatego warto wcześniej upewnić się do której pływalnia jest czynna. Możemy tę informację zamieścić w mailu informacyjnym.

Poprośmy hotel o przedłużenie godziny wymeldowania w dniu wyjazdu ponieważ niemal na pewno sesja jak również godzina obiadu się opóźnią, a karty klucze automatycznie zostaną zablokowane. Upewnijmy się, że nawet po standardowej godzinie wymeldowania wszyscy będą mieli dostęp do swoich pokoi.

Ustalmy z zarządem czy firma pokrywa koszty napojów i przekąsek w pokojach gościnnych – jeśli nie, koniecznie zawrzyjmy tę informację w oficjalnej wiadomości.

Pomyślmy również o awaryjnych przyborach, jak np. tabletki przeciwbólowe, na zaziębienie, dwie pary rajstop, klej, pendrive, slajder (zdalne narzędzie do przesuwania slajdów w prezentacjach Power Point), bezbarwny lakier do paznokci, kosmetyki do poprawy makijażu, chusteczki higieniczne, miętusy, produkty kobiece, płyn do szkieł kontaktowych, bandaże w różnych rozmiarach, taśmę samoprzylepną, mini zszywacz, mini nożyczki, apteczka pierwszej pomocy.

Błąd w menu może zdecydować o dalszym powodzeniu w biznesie i narazić reputację organizatora. Wybierając posiłek serwowany, upewnijmy się, żeby zapewnić alternatywę dla wegetarian.

Pozornie nieistotna sprawa może sprawić, że osoba odpowiedzialna za spotkanie może być postrzegana jako nieprzewidująca i niepotrafiąca dokonać właściwiej oceny biznesowej. Im sprawniej i przyjemniej uczestnikom minie podróż, tym z lepszym nastawieniem wezmą udział w imprezie.

Bez względu na wielkość, miejsce i budżet imprezy należy pamiętać, że w każdym wypadku trzeba myśleć kreatywnie i zadbać o najdrobniejsze szczegóły, żeby w maksymalnym stopniu zaspokoić oczekiwania gości i firmy. Należy stosować następujące kroki: przewidywanie, plan zastępczy, zarządzanie kryzysowe.

Feedback po imprezie…
Po powrocie z wyjazdu koniecznie przeanalizujmy informację zwrotną. Najłatwiej wprost spytać uczestników co się podobało, a co następnym razem chcieliby zmienić. Możemy ewentualnie przeprowadzić krótką ankietę. Nie traktujmy komentarzy personalnie lecz wykorzystajmy je jako materiał służący do usprawnienia kolejnego wyjazdu. Ważne by tuż po powrocie spisać wszystkie przemyślenia i od razu ulepszyć istniejącą „procedurę” :-)