RSS
 

Archiwum dla kategorii ‘Wyjazdy integracyjne’

Pakowanie walizki

27 gru

Często pakując walizkę zastanawiam się czy czegoś nie zapomniałam, sprawdzam, a na koniec i tak okazuje się, że coś poszło nie tak. Poniżej kilka wskazówek jak się pakować by uniknąć niespodzianek:

  • Lista niezbędnych rzeczy zawsze się sprawdzi, zwłaszcza podczas przygotowań do długiego wyjazdu.
  • W przypadku krótkich wyjazdów, np.  z jednym noclegiem – polecam pakować się rano, na bieżąco wybierając niezbędne przybory, śledząc krok po kroku czego będziemy potrzebować przez najbliższe 24h.
  • Złota zasada pakowania głosi: „Najcięższe przedmioty powinny znaleźć się po przeciwnej stronie rączki walizki”. Innymi słowy, buty na spód ;-)
  • Kolejna warstwa to ciężkie ubrania, jak np. spodnie czy swetry. Nie składaj ich ale rozłóż płasko wzdłuż powierzchni walizki.
  • Następnie kładziemy delikatne tkaniny, jak t-shirty i bluzki. Zamiast składać je w kostkę, skuteczniej będzie zwinąć je w rolki.
  • W pozostałą pustą przestrzeń walizki pakujemy kosmetyczkę.
  • Ostatnią warstwę powinny tworzyć materiały, które najłatwiej się gniotą.
  • Na koniec zawijamy wystającą część spodni z drugiej warswty na kształt kanapki, chroniąc tym samym wewnętrzne warstwy.
  • Załóż na walizkę małą kłódkę, zablokuj ją kodem lub ofoliuj w specjalnym punkcie na lotnisku. W przeciwnym wypadku – może się okazać, że brakuje nowego zegarka, a pudełko w bagażu wygląda na nienaruszone…
  • I najważniejsze – od razu po wejściu do hotelu rozpakuj całość, zawieś ubrania na wieszakach, rozłóż kosmetyki i wszystkie inne akcesoria. Niezależnie jak podróż była męcząca, ten prosty zabieg jest warty wysiłku – zaoszczędzisz zaskakującą ilość czasu oraz energii w trakcie pobytu.
 

Podróż do DUBAJU

09 lut

Organizacja każdej podróży międzynarodowej wymaga zapoznania się z kontekstem kulturowym odwiedzanego kraju. Tę kwestię powinniśmy mieć na uwadze zwłaszcza przy okazji wyjazdów poza Europę.

Poniżej kilka praktycznych wskazówek co do Dubaju, którego obywatele pomimo swej otwartości, nowoczesności i tolerancji wciąż wyznają tradycyjne, a wręcz konserwatywne zasady, związane bezpośrednio z religią.

1. Dress Code
We wszystkich miejscach publicznych spodnie, spódnice i sukienki muszą być „odpowiedniej” długości. Ubranie nie może nadmiernie odkrywać ciała, być przezroczyste lub przedstawiać obraźliwych nadruków. Poza plażą chodzenie w strojach kąpielowych jest zabronione. Eksponowanie nagości jest przestępstwem i może zakończyć się aresztem lub deportacją.

2. Publiczne okazywanie czułości:
Jest niedozwolone nawet dla małżeństw. Publiczne całowanie, przytulanie czy inne akty bliskości są uznawane za obrazę społeczeństwa i mogą zakończyć się aresztem lub deportacją.

3. Spożywanie alkoholu:
Jest dozwolone jedynie w wyznaczonych do tego miejscach, np. w restauracjach. Alkohol można nabyć tylko u sprzedawców posiadających specjalną licencję (dostępną wyłącznie dla osób nie będących muzułmanami). Butelki z alkoholem powinny być przenoszone w papierowcyh torbach, by nie rzucały się w oczy przechodniom. Prowadzenie samochodu choćby po minimalnej ilości spożytego alkoholu jest niedopuszczalne.

4. Inne środki:
Spożywanie i posiadanie substancji odurzających lub niektórych leków jest przestępstwem. Przed wyjazdem warto sprawdzić czy przypadkiem nie spakowaliśmy lekarstw, które na miejscu okażą się być nielegalne.

5. Dodatkowe informacje:
www.godubai.com
www.timeoutdubai.com
www.dubai-online.com
www.cultures.ae
www.dubaicity.com
www.dubaitourism.ae

 

Organizacja wyjazdu firmowego – ostatnie kroki :-)

06 sty

Budżet
Budżet kosztów firmy powinien podlegać stałej analizie i aktualizacji. Relacje wydatków w stosunku do budżetu muszą być pod kontrolą, gdyż czekanie z korektą do czasu ostatecznego rozliczenia może przysporzyć ciągnących się trudności. W miarę jak pojawiają się faktyczne koszty, oszacowane wcześniej wartości powinny być aktualizowane.

Oficjalna komunikacja
Jeśli znamy już powyższe szczegóły, przyszedł czas na oficjalną komunikację szczegółów wyjazdu jego uczestnikom. Przygotujmy dobrze przemyślaną wiadomość e-mail. Zawrzyjmy w niej informację o formie transportu i godzinie zbiórki. Poprośmy o zgłaszanie jeśli ktoś zamiast autokarem, planuje jechać samochodem. Poinformujmy, że zostały przydzielone pokoje jednoosobowe/dwuosobowe, a ewentualnych zmian można dokonywać na miejscu. Zaproponujmy usługi SPA z firmowym rabatem. Załączmy mapę dojazdu, adres internetowy hotelu, informacje kontaktowe do siebie, oraz co najważniejsze – przejrzystą agendę spotkania w formacie PDF. By zmniejszyć obawy tym samym wzbudzić zainteresowanie spotkaniem, kluczem jest zapewnienie wszystkim uczestnikom pełnej informacji czego mogą się spodziewać, jednak bez podawania szczegółów. Poprośmy również o przesłanie do siebie wszystkich prezentacji i materiałów, tak by były wyświetlane z jednego komputera.

Ewentualne trudności
Podsumowując proces przygotowań, chciałabym zwrócić uwagę również na kwestie, które z pozoru mają niewielkie znaczenie ale mogą być problematyczne i tym samym trudne do przewidzenia dla osób nie posiadających wcześniejszego doświadczenia w organizacji wyjazdów firmowych.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na godzinę podawania śniadań, szczególnie w obiektach wypoczynkowych typu spa gdzie z zasady „życie” gości rozpoczyna się później niż w hotelach biznesowych.

Kilka osób z pewnością będzie chciało skorzystać wieczorem z basenu, dlatego warto wcześniej upewnić się do której pływalnia jest czynna. Możemy tę informację zamieścić w mailu informacyjnym.

Poprośmy hotel o przedłużenie godziny wymeldowania w dniu wyjazdu ponieważ niemal na pewno sesja jak również godzina obiadu się opóźnią, a karty klucze automatycznie zostaną zablokowane. Upewnijmy się, że nawet po standardowej godzinie wymeldowania wszyscy będą mieli dostęp do swoich pokoi.

Ustalmy z zarządem czy firma pokrywa koszty napojów i przekąsek w pokojach gościnnych – jeśli nie, koniecznie zawrzyjmy tę informację w oficjalnej wiadomości.

Pomyślmy również o awaryjnych przyborach, jak np. tabletki przeciwbólowe, na zaziębienie, dwie pary rajstop, klej, pendrive, slajder (zdalne narzędzie do przesuwania slajdów w prezentacjach Power Point), bezbarwny lakier do paznokci, kosmetyki do poprawy makijażu, chusteczki higieniczne, miętusy, produkty kobiece, płyn do szkieł kontaktowych, bandaże w różnych rozmiarach, taśmę samoprzylepną, mini zszywacz, mini nożyczki, apteczka pierwszej pomocy.

Błąd w menu może zdecydować o dalszym powodzeniu w biznesie i narazić reputację organizatora. Wybierając posiłek serwowany, upewnijmy się, żeby zapewnić alternatywę dla wegetarian.

Pozornie nieistotna sprawa może sprawić, że osoba odpowiedzialna za spotkanie może być postrzegana jako nieprzewidująca i niepotrafiąca dokonać właściwiej oceny biznesowej. Im sprawniej i przyjemniej uczestnikom minie podróż, tym z lepszym nastawieniem wezmą udział w imprezie.

Bez względu na wielkość, miejsce i budżet imprezy należy pamiętać, że w każdym wypadku trzeba myśleć kreatywnie i zadbać o najdrobniejsze szczegóły, żeby w maksymalnym stopniu zaspokoić oczekiwania gości i firmy. Należy stosować następujące kroki: przewidywanie, plan zastępczy, zarządzanie kryzysowe.

Feedback po imprezie…
Po powrocie z wyjazdu koniecznie przeanalizujmy informację zwrotną. Najłatwiej wprost spytać uczestników co się podobało, a co następnym razem chcieliby zmienić. Możemy ewentualnie przeprowadzić krótką ankietę. Nie traktujmy komentarzy personalnie lecz wykorzystajmy je jako materiał służący do usprawnienia kolejnego wyjazdu. Ważne by tuż po powrocie spisać wszystkie przemyślenia i od razu ulepszyć istniejącą „procedurę” :-)

 

Organizacja wyjazdu a współpraca z hotelem!

05 sty

Chciałabym również zwrócić uwagę na niezwykle istotną część przygotowań jaką jest sama współpraca z wybranym hotelem, a w szczególności z naszym opiekunem. O ile to my jako klient rzeczywiście decydujemy o statecznej formie eventu oraz rozdysponowaniu budżetu, zadbajmy by być postrzeganym jako osoba, z którą się dobrze współpracuje i jest profesjonalna w swoich działaniach. Oczywiście zmiany w planach często nie są od nas zależne i stanowią politykę przełożonych. Podczas procesu ustaleń starajmy się jednak minimalizować zmiany i informujmy o nich przedstawiciela hotelu dopiero w sytuacji gdy są one potwierdzone. Zalecam wszelkie ustalenia przesyłać mailowo, tak by mieć potwierdzenie w przypadku potencjalnych wątpliwości. Przekazujmy jak najdokładniejsze instrukcje, choćby w punktach. Szanujmy swój czas i osoby z nami współpracującej gdyż ta krótka relacja może niekiedy zaważyć na powodzeniu całego przedsięwzięcia – to jest właśnie oczekiwany od naszego stanowiska profesjonalizm.

 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne

 

Organizacja wyjazdu integracyjnego – CHECKLISTA:

07 gru
  1. Przy potwierdzaniu terminu koniecznie sprawdzić czy w tym samym czasie w hotelu nie są organizowane inne duże imprezy, które zakłócałyby spokój uczestników naszej firmy.
  2. Podpisać umowę z hotelem.
  3. Dopracowanie Agendy z hotelem:
    -Sale konferencyjne najlepiej rezerwować z półgodzinnym wyprzedzeniem od czasu rozpoczęcia sesji.
    - Wyposażenie sali: rzutnik, flipchart z kilkoma flamastrami, 2 mikrofony, opcjonalnie materiały do notowania (np. z logo hotelu), rollup z logiem firmy.
  4. Stała „przerwa kawowa” do każdej sesji (pierwszego dnia najlepiej bardziej treściwa).
  5. Ustawienie stołów – najwygodniej „w U”, przy dużych wyjazdach potwierdzić ilość miejsc siedzących.
  6. Poufność – nie rezerwować sal ze szklanymi ścianami lub drzwiami.
  7. Przy dużych wyjazdach posiłki w formie bufetu – przy każdym ryba lub mięso do wyboru.
  8. Wino do kolacji – wybrać dwa konkretne gatunki (białe i czerwone) oraz określić maksymalną ilość butelek. Najlepiej wybrać wino wcześniej również przy mniejszych wyjazdach ponieważ na miejscu może okazać się, że nie ma odpowiednich butelek.
  9. Ustalić wydawanie posiłków zawsze w tej samej sali, przy tych samych stolikach.
  10. Poprosić o umieszczenie logo firmy: na recepcji, na drzwiach sali konferencyjnej, w restauracji na drzwiach i stolikach.
  11. Poprosić aby hotel zapewnił agendę „konferencji” przy wejściu.
  12. Poprosić o rabat przynajmniej 10% na wszystkie zabiegi SPA i zrobić kilka zapasowych rezerwacji.
  13. Koniecznie sprawdzić:
    - godzinę podawania śniadań
    - godzinę zamknięcia basenu
    - godzinę wymeldowania się ostatniego dnia – poprosić o przedłużenie doby do 16:00 ostatniego dnia i uzgodnić aby nie blokowano kart kluczy.
    - Poprosić recepcję aby poinformowała gości, że ewentualne koszty barku są pokrywane we własnym zakresie.
  14. Rozplanować noclegi:
    - Przy dużych wyjazdach zarząd i wicedyrektorzy w pokojach jednoosobowych, reszta w dwójkach. Przy małych – wszyscy w jedynkach.
  15. Zrobić listę i poinformować ludzi o ewentualnej możliwości dokonywania zmian na miejscu.
  16. Zaplanować przejazd do obiektu:
    - Opracować listę osób jadących samochodami służbowymi i autokarem.
    Uczestnikom dojeżdżającym we własnym zakresie koniecznie przesłać dokładną mapę – można poradzić się w tej sprawie kierowcy autokaru.
  17. Wysłać oficjalny mail do uczestników:
    - Załączyć agendę spotkań.
    - Ustalić dress code oraz ewentualne niezbędne stroje.
    - Poinformować o której jest wyjazd, gdzie zbiórka, kto koordynuje.
    - Poprosić o informację jak kto dojeżdża.
    - Przesłać wiadomość na temat rabatu na SPA.
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne