RSS
 

Archiwum dla kategorii ‘Współpraca z szefem’

Organizacja dużej konferencji

20 mar

W korporacjach popularnym sposobem komunikacji zarządu z pracownikami, partnerami czy kontrahentami są cykliczne spotkania w formie konferencji, których celem jest przekazanie informacji na temat wyników finansowych, szczególnych osiągnięć i celów firmy. Często są to wydarzenia zgromadzające nawet kilkuset uczestników, np. z całego kraju lub regionu. To również idealna okazja do integracji oraz po prostu – rozrywki w nagrodę za współpracę. Tego typu konwencje należą do projektów o dużym budżecie, wymagają bardzo dobrego strategicznego przygotowania, jak również wykonania na naprawdę profesjonalnym poziomie. Jak to zrobić?

  • Przy projektach o budżecie przekraczającym setki tysięcy PLN zasady formalne są dużo bardziej wymagające. Zapewne potrzebny będzie przetarg, przynajmniej przy selekcji hotelu. W praktyce chodzi o to by z odpowiednim wyprzedzeniem (minimum 3-4 miesiące przed wydarzeniem) wysłać do kilku obiektów zapytanie ofertowe z wszelkimi niezbędnymi informacjami, typu:
    - Termin
    - Całkowita ilość uczestników
    - Ilość noclegów z podziałem na pokoje jedno, dwuosobowe, apartamenty
    - Ilość osób biorących udział w przerwach kawowych, lunchu, kolacji
    - Draft scenariusza całego event-u
  • Równolegle zadbaj również o wybór agencji, która będzie obsługiwać nasz event od strony technicznej, czyli:
    - Budowa sceny i parkietu
    - Nagłośnienie i oświetlenie
    - Produkcja grafiki (oznaczenia w hotelu, oznaczenia na scenie, drogowskazy, ścianki do zdjęć z logiem firmy, itp.)
    - Koordynacja wystąpień / prezentacji podczas części oficjalnej
  • Równie istotny jest wybór fotografa i DJa – warto pomyśleć o tym z wyprzedzeniem…
  • Już na początku przygotowań bardzo ważne jest wyznaczenie sobie i zespołowi organizacyjnemu dat przełomowych, takich jak:
    - Wspólne spotkania robocze, dotyczące planowania całej koncepcji wydarzenia
    - Termin wysłania tzw. “Save the date” do uczestników
    (warto zrobić to jak najszybciej, nie musimy wtedy przedstawiać jeszcze szczegółów a jedynie termin)
    - Termin wysłania zaproszeń w formie e-mail
    - Termin produkcji i wysłania zaproszeń drukowanych
    - Termin produkcji identyfikatorów i agend
    - Termin zakupu i przygotowania ewentualnych giftów (np. firmowe produkty, pendrivy, statuetki, dyplomy)
    - Termin odbycia próby generalnej (najlepiej w tym samym hotelu)
    - Termin przygotowania i dostarczenia listy roomingowej
    - Termin dostarczenia/zakończenia prezentacji (np. w formie Power Point)
  • Co powinno znaleźć się w zaproszeniu:
    - Oczywiście szczegółowa agenda
    - Dress code
    - Godzina możliwego zameldowania w hotelu
    - Czas wyjazdu
    - Forma transportu
    - Ewentualnie hasło/motyw przewodni
  • Ewentualnego zamieszania pomogą uniknąć rozdawane w hotelu agendy z informacjami typu:
    - Nr komórkowy do organizatora i zastępcy
    - Godzina serwowania śniadania
    - Godzina otwarcia fitness clubu, basenu
    - Propozycje i możliwości spędzenia wolnego czasu w danym obiekcie
  • Na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy z hotelem:
    - Dokładny wymiar sali głównej, uwzględniając scenę, parkiet i zaplecze techniczne
    - Dodatkowe koszty wynajęcia strażaka podczas puszczania artystycznego dymu podczas eventu
    - Gorąco polecam wynajęcie ochrony, najlepiej ze strony hotelu, taka pomoc może przydać się w nieoczekiwanym momencie
    - Proponuję zadbać również o zapis umożliwiający bezkosztowe anulacje noclegów np. w skali do 15%, do dwóch tygodni przed eventem
    - Od razu również poproś o bezpłatny dostęp do WiFi oraz parking – tak drobne kwestie mogą nas zaskoczyć w nieodpowiednim momencie
    - Uprzedź, że dana ilość pokoi będzie wymagała umożliwienia zameldowania już od rana
    - Poproś o bezpłatny upgrade do apartamentu dla kluczowego uczestnika, np. dla prezesa
    - Zarezerwuj pokój jedynie dla użytku dziennego, do przebrania lub przechowania rzeczy
    - Ułatwieniem może być także zgoda hotelu na rozdawanie agend wydarzenia uczestnikom podczas meldunku
    - Upewnij się jakie dokładnie napoje wchodzą w skład „open baru” – np. czy poza sokami będzie też cola
    - Sprawdź do której godziny najpóźniej trzeba będzie oddać salę po imprezie
  • Równie istotna (jeżeli nie bardziej) jest część wieczorna, rozrywkowa:
    - Dobrze zaplanuj scenariusz rozdawania nagród dla pracowników (brak listy lub niewystarczająca ilość giftów zburzą wrażenie)
    - Zastanów się nad zatrudnieniem foredancerów / animatorów
    - Rozważ możliwość współpracy z agencją eventową, która mogłaby zorganizować wieczór w określonym stylu, np. lata 60
    - Dobrze sprawdzają się zespoły grające covery (koszt do około 10 tys PLN)
    - Niektóre firmy decydują się na występy gwiazd (koszt waha się od około 20 do 40 tys PLN)
  • Finalne wskazówki dla organizatora:
    - Przemyśl kwestię ewentualnych prezentów dla osób aktywnie uczestniczących w przygotowaniach lub występujących
    (np. voucher na nocleg lub kolację w danym obiekcie)
    - Przemyśl pomysł zatrudnienia hostess/hostów do rozdawania identyfikatorów przed częścią oficjalną.
    - Zadbaj by podczas całego eventu obok był Twój zastępca, który będzie mógł reagować kiedy Ty będziesz zajęta/y
    - Upewnij się, że Twoje ubranie reprezentuje ogłoszony dress code i że wyglądasz na 100% swoich możliwości
    - Miej pod ręką i w telefonie nr do opiekuna hotelu oraz do osoby obsługującej konferencję podczas bankietu
    - Miej wydrukowane hasła do WiFi – część osób w panice będzie ich pilnie potrzebowało
    - Upewnij się, że sprawie działa urządzenie do przerzucania slajdów w prezentacji oraz mikrofony / mikroporty
    - Zadbaj by wszystkie kluczowe osoby miały wydrukowany aktualny szpigiel, czyli minutowy scenariusz działań na scenie
    - Miej ze sobą elegancką teczkę z wszystkimi potrzebnymi danymi: lista roomingowa, lista uczestników, pendrive, długopis
  • Ważną kwestią jest ubezpieczenie imprezy, w szczególności suma ubezpieczenia na szkody wyrządzone pod wpływem alkoholu. Koszt jednodniowej polisy wynosi około 600 PLN – przy wydatkach rzędu 300 tys PLN to drobnostka ale może okazać się cenna.
  • Pamiętaj, że uczestnik konferencji ze swojej perspektywy zwróci uwagę na szczegóły, które mogą pozornie mieć dla Ciebie znaczenie drugorzędne ale tak naprawdę to dzięki nim całe przedsięwzięcie zostanie dobrze lub źle ocenione. Dlatego poświęć szczególną uwagę takim elementom jak: odpowiedni dobór menu, sprawny plan meldowania do pokoi hotelowych, dobry plan i środek transportu.
  • Po evencie:
    - Zadbaj o szybki odbiór pozostawionych rzeczy
    - Zbierz feedback od uczestników
    - Wyślij oficjalny list z podziękowaniami do hotelu, wymieniając osoby z imienia i nazwiska
    - Pamiętaj również by oficjalnie podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w organizację


PS: Jeżeli właśnie organizujesz taką konferencję i szukasz sprawdzonych kontaktów, jesteśmy do  dyspozycji :-)

 

Prezent dla szefa

01 mar

Która z nas nie zmierzyła się z tym problemem? :-)

Poniżej kilka propozycji dostosowanych do każdego poziomu budżetu:

 

 

 

  • Dla szefa kochającego nowe technologie – stacja dokująca do iPhona lub iPada:
    stacje dokujące

  • Dla szefa kochającego elegancję – notes Mont Blanc z wymiennym wkładem, klasa sama w sobie:
    notes Mont Blanc
  • Dla szefa kochającego styl vintage – zegarek POLSKIEJ firmy Xiccor, wizualnie nawiązujący do kultowych marek samochodów (np. „Warszawa” lub „Syrena”):
    zegarki Xicorr
  • Dla szefa dbającego o wizerunek – profesjonalna sesja zdjęciowa na LinkedIn:
    voucher na portret biznesowy
  • Dla szefa ceniącego tradycję – elegancki parasol:
    parasol Pasotti
  • Dla szefa dbającego o detale – etui Aston Martin:
    etui Aston Martin
  • Dla szefa sentymentalnego – kubek prosto z PRL:
    spodlady.com
  • Dla każdego szefa – ręcznie robiona kartka z życzeniami:
    pakamera.pl

Podajcie swoje pomysły!

 

Podróżowanie z klasą

04 wrz

Rześki poranek, szybka kawa, gwar lotniska, dystans od codzienności…
Podróże kształcą ale żeby czerpać z nich świadomie, warto się odpowiednio przygotować.

Po kilku uciążliwych błędach postanowiłam spisać moje sprawdzone zasady:

  • Przede wszystkim – odprawa online! Najczęściej na 24h przed odlotem ale niektóre linie umożliwiają check-in już 30h wcześniej (np. Air France). Załatwiając tę sprawę wcześniej unikniesz ogromnej kolejki na lotnisku i wybierzesz wygodne miejsce z przodu samolotu. Pamiętaj, że bagaż możesz nadać w innym, często mniej obleganym okienku. Polecam: 
    http://www.koniecswiata.net/poradnik/na-lotnisku-i-w-samolocie/

  • Pakuj się nad ranem, po kolei przechodząc w myślach przez proces „co będzie mi potrzebne od wejścia do pokoju, do momentu opuszczenia hotelu”. Tym sposobem przez myśli przelatują kolejno: waciki, puder, krem, pasta do zębów, szampon, buty, itp… Metoda wymaga mniej czasu i wysiłku niż „podręcznikowe” pakowanie się dzień przed wyjazdem, ze spisaną listą rzeczy. Polecam: 
    http://kalendarzprzygod.pl/pakowanie
  • Jeżeli to maksymalnie 3-dniowa podróż, oszczędź trochę czasu i zabierz cały bagaż na pokład – unikniesz w ten sposób czekania na walizkę i ryzyka jej zgubienia. Pamiętaj tylko, że jeżeli w bagażu podręcznym przewozisz jakiekolwiek płyny (np. fluid, kremy, tonik), musisz wyjąć je na zewnątrz w oddzielnej plastykowej torbie, w pojemnikach do 100ml. Bagaż podręczny nie może przekroczyć 5kg, laptop wnosisz niezależnie. Polecam: 
    https://www.fru.pl/faq/show/bagaz/czego-nie-mozna-przewozic-w-bagazu-podrecznym-
  • Ważne! Na wielu międzynarodowych lotniskach (w Polsce jeżeli masz buty ponad kostkę) podczas przechodzenia kontroli, konieczne jest zdjęcie butów. Dlaczego o tym piszę? Wiele razy widziałam zażenowane sobą osoby w dziurawych skarpetkach czy rajstopach…
  • Miej zawsze gotówkę w portfelu – oczywiście w odpowiedniej walucie.
  • Noś w torebce: paszport, bilet lotniczy, rezerwację hotelu, agendę wyjazdu – takie dokumenty mogą przydać się w najmniej oczekiwanej sytuacji.
  • Zainwestuj w wysokiej jakości walizkę! Na pozór mało istotny element ale tak samo jak torebka, świadczy o poziomie jej właścicielki.
  • Nawilżające chusteczki i podstawowe akcesoria do makijażu to absolutny „must have” na wizytę w toalecie tuż po wylądowaniu.
  • I najważniejszy punkt – jeżeli podróżujesz z szefem, nie zapominaj o pracy. Nawet z dala od biura pilnowanie terminarza i bieżące wsparcie to Twoje podstawowe obowiązki…
A Wy macie jakieś swoje sprawdzone rady? :-)
 

Podróże lotnicze

26 kwi

pjet

Asystentka może mieć do czynienia z trzema rodzajami podróży lotniczych:
gdy bilety kupuje przez agencję podróży,  bezpośrednio
(np. online) 
u przewoźnika lub… w przypadku gdy szef korzysta z prywatnych odrzutowców. 

Współpracując z tour operatorem lub kupując bilety bezpośrednio na stronie przewoźnika pamiętajmy o kilku podstawowych kwestiach:

♦ Bilety rezerwujemy jak najszybciej to możliwe gdyż ich cena może wzrastać nawet z godziny na godzinę.
♦ Prośmy agencję jedynie o rezerwację biletu i zanim go wykupimy, zaczekajmy do terminu wygaśnięcia rezerwacji. Zminimalizuje to wydatki w przypadku ewentualnych zmian w planach podróży.
♦ Wybierzmy taryfę zgodną z naszymi potrzebami, np. tzw. „flex” zezwala na bezkosztowe zmiany i anulacje ale bilety mają wyższą cenę, inne z kolei oferują niski koszt ale w przypadku zmiany nie otrzymamy zwrotu.
♦ Pamiętajmy o zbieraniu „mil” dodając każdorazowo nr biletu w programie lojalnościowym: 
http://biurwa.crazylife.pl/2014/01/26/111/

♦ Niektóre linie lotnicze (np. KLM, Air France) oferują odprawę online już na 30h przed wylotem – warto wiedzieć kiedy jest to możliwe i wybierać najdogodniejsze miejsca.

Co gdy mamy do czynienia z wymaganiami na trochę wyższym poziomie?
Paradoksalnie, zorganizowanie podróży prywatnym odrzutowcem nie jest skomplikowane, wystarczy mieć odpowiedni budżet, całkiem pokaźny….

Rynek małych samolotów dla biznesu lub pasażerów VIP to olbrzymie pieniądze. Producenci zdają sobie z tego doskonale sprawę, dlatego maszyn oferowanych do obsługi takich pasażerów jest sporo. Prym pośród producentów wiodą: Cessna, Hawker Beechcraft oraz Bombardier. Samoloty tego typu podzielone są na kilka kategorii.

♦ Light Jet to małe samoloty, dla 4 –7 pasażerów, o zasięgu do około 3 tysięcy kilometrów. Najpopularniejsze modele: Citation Jet CJ1, Citation Jet CJ2, Citation Mustang, Citation Jet CJ3, Embraer Phenom 100, Beechcraft Premier 1, Citation Jet CJ 2+, Citation Jet Bravo.
♦ Superlight Jet – samoloty odrzutowe o nieco większym zasięgu. Główna cecha tych maszyn to tzw. stand up cabin, czyli możliwość swobodnego poruszania się po pokładzie. Najpopularniejsze modele: Citation Excell, Bombardier Learjet 40XR, Citation XLS, Citation XLS+.
♦ Midsize Jet to większe maszyny, zabierające na pokład około 8 osób z dużą przestrzenią bagażową, dużym zasięgiem i możliwością serwowania na pokładzie ciepłego cateringu. Najpopularniejsze modele: Hawker 800XP/900XP, Bombardier Learjet 60XR, Citation Sovereign, Citation X.
♦ Heavy Jet to z kolei luksusowe odrzutowce dalekiego zasięgu, zabierające nawet 14 – 16 pasażerów.

Najpopularniejsze modele: Falcon 2000, Challenger 605, Challenger 850, Global Express XRS, Falcon 7X, GulfStream 450/550.

W Polsce działa już sporo przewoźników czy też brokerów lotniczych (np. www.bluejet.aero, www.www.flyjet.pl). Ich biura są zazwyczaj czynne 24h/dobę, a samolot potrafią zorganizować nawet w 2h.

Co Ty powinnaś zrobić? Przede wszystkim upewnić się czy dana maszyna pomieści wszystkich pasażerów – tutaj miejsca są dokładnie policzone… Zdecyduj czy na pokładzie będzie potrzebna stewardessa. Zadbaj o catering, może również o szampana? Nie ma odprawy online, nie musisz też martwić się o miejsce przy oknie ;-)