RSS
 

Archiwum dla kategorii ‘Komunikacja’

Organizacja dużej konferencji

20 mar

W korporacjach popularnym sposobem komunikacji zarządu z pracownikami, partnerami czy kontrahentami są cykliczne spotkania w formie konferencji, których celem jest przekazanie informacji na temat wyników finansowych, szczególnych osiągnięć i celów firmy. Często są to wydarzenia zgromadzające nawet kilkuset uczestników, np. z całego kraju lub regionu. To również idealna okazja do integracji oraz po prostu – rozrywki w nagrodę za współpracę. Tego typu konwencje należą do projektów o dużym budżecie, wymagają bardzo dobrego strategicznego przygotowania, jak również wykonania na naprawdę profesjonalnym poziomie. Jak to zrobić?

  • Przy projektach o budżecie przekraczającym setki tysięcy PLN zasady formalne są dużo bardziej wymagające. Zapewne potrzebny będzie przetarg, przynajmniej przy selekcji hotelu. W praktyce chodzi o to by z odpowiednim wyprzedzeniem (minimum 3-4 miesiące przed wydarzeniem) wysłać do kilku obiektów zapytanie ofertowe z wszelkimi niezbędnymi informacjami, typu:
    - Termin
    - Całkowita ilość uczestników
    - Ilość noclegów z podziałem na pokoje jedno, dwuosobowe, apartamenty
    - Ilość osób biorących udział w przerwach kawowych, lunchu, kolacji
    - Draft scenariusza całego event-u
  • Równolegle zadbaj również o wybór agencji, która będzie obsługiwać nasz event od strony technicznej, czyli:
    - Budowa sceny i parkietu
    - Nagłośnienie i oświetlenie
    - Produkcja grafiki (oznaczenia w hotelu, oznaczenia na scenie, drogowskazy, ścianki do zdjęć z logiem firmy, itp.)
    - Koordynacja wystąpień / prezentacji podczas części oficjalnej
  • Równie istotny jest wybór fotografa i DJa – warto pomyśleć o tym z wyprzedzeniem…
  • Już na początku przygotowań bardzo ważne jest wyznaczenie sobie i zespołowi organizacyjnemu dat przełomowych, takich jak:
    - Wspólne spotkania robocze, dotyczące planowania całej koncepcji wydarzenia
    - Termin wysłania tzw. “Save the date” do uczestników
    (warto zrobić to jak najszybciej, nie musimy wtedy przedstawiać jeszcze szczegółów a jedynie termin)
    - Termin wysłania zaproszeń w formie e-mail
    - Termin produkcji i wysłania zaproszeń drukowanych
    - Termin produkcji identyfikatorów i agend
    - Termin zakupu i przygotowania ewentualnych giftów (np. firmowe produkty, pendrivy, statuetki, dyplomy)
    - Termin odbycia próby generalnej (najlepiej w tym samym hotelu)
    - Termin przygotowania i dostarczenia listy roomingowej
    - Termin dostarczenia/zakończenia prezentacji (np. w formie Power Point)
  • Co powinno znaleźć się w zaproszeniu:
    - Oczywiście szczegółowa agenda
    - Dress code
    - Godzina możliwego zameldowania w hotelu
    - Czas wyjazdu
    - Forma transportu
    - Ewentualnie hasło/motyw przewodni
  • Ewentualnego zamieszania pomogą uniknąć rozdawane w hotelu agendy z informacjami typu:
    - Nr komórkowy do organizatora i zastępcy
    - Godzina serwowania śniadania
    - Godzina otwarcia fitness clubu, basenu
    - Propozycje i możliwości spędzenia wolnego czasu w danym obiekcie
  • Na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy z hotelem:
    - Dokładny wymiar sali głównej, uwzględniając scenę, parkiet i zaplecze techniczne
    - Dodatkowe koszty wynajęcia strażaka podczas puszczania artystycznego dymu podczas eventu
    - Gorąco polecam wynajęcie ochrony, najlepiej ze strony hotelu, taka pomoc może przydać się w nieoczekiwanym momencie
    - Proponuję zadbać również o zapis umożliwiający bezkosztowe anulacje noclegów np. w skali do 15%, do dwóch tygodni przed eventem
    - Od razu również poproś o bezpłatny dostęp do WiFi oraz parking – tak drobne kwestie mogą nas zaskoczyć w nieodpowiednim momencie
    - Uprzedź, że dana ilość pokoi będzie wymagała umożliwienia zameldowania już od rana
    - Poproś o bezpłatny upgrade do apartamentu dla kluczowego uczestnika, np. dla prezesa
    - Zarezerwuj pokój jedynie dla użytku dziennego, do przebrania lub przechowania rzeczy
    - Ułatwieniem może być także zgoda hotelu na rozdawanie agend wydarzenia uczestnikom podczas meldunku
    - Upewnij się jakie dokładnie napoje wchodzą w skład „open baru” – np. czy poza sokami będzie też cola
    - Sprawdź do której godziny najpóźniej trzeba będzie oddać salę po imprezie
  • Równie istotna (jeżeli nie bardziej) jest część wieczorna, rozrywkowa:
    - Dobrze zaplanuj scenariusz rozdawania nagród dla pracowników (brak listy lub niewystarczająca ilość giftów zburzą wrażenie)
    - Zastanów się nad zatrudnieniem foredancerów / animatorów
    - Rozważ możliwość współpracy z agencją eventową, która mogłaby zorganizować wieczór w określonym stylu, np. lata 60
    - Dobrze sprawdzają się zespoły grające covery (koszt do około 10 tys PLN)
    - Niektóre firmy decydują się na występy gwiazd (koszt waha się od około 20 do 40 tys PLN)
  • Finalne wskazówki dla organizatora:
    - Przemyśl kwestię ewentualnych prezentów dla osób aktywnie uczestniczących w przygotowaniach lub występujących
    (np. voucher na nocleg lub kolację w danym obiekcie)
    - Przemyśl pomysł zatrudnienia hostess/hostów do rozdawania identyfikatorów przed częścią oficjalną.
    - Zadbaj by podczas całego eventu obok był Twój zastępca, który będzie mógł reagować kiedy Ty będziesz zajęta/y
    - Upewnij się, że Twoje ubranie reprezentuje ogłoszony dress code i że wyglądasz na 100% swoich możliwości
    - Miej pod ręką i w telefonie nr do opiekuna hotelu oraz do osoby obsługującej konferencję podczas bankietu
    - Miej wydrukowane hasła do WiFi – część osób w panice będzie ich pilnie potrzebowało
    - Upewnij się, że sprawie działa urządzenie do przerzucania slajdów w prezentacji oraz mikrofony / mikroporty
    - Zadbaj by wszystkie kluczowe osoby miały wydrukowany aktualny szpigiel, czyli minutowy scenariusz działań na scenie
    - Miej ze sobą elegancką teczkę z wszystkimi potrzebnymi danymi: lista roomingowa, lista uczestników, pendrive, długopis
  • Ważną kwestią jest ubezpieczenie imprezy, w szczególności suma ubezpieczenia na szkody wyrządzone pod wpływem alkoholu. Koszt jednodniowej polisy wynosi około 600 PLN – przy wydatkach rzędu 300 tys PLN to drobnostka ale może okazać się cenna.
  • Pamiętaj, że uczestnik konferencji ze swojej perspektywy zwróci uwagę na szczegóły, które mogą pozornie mieć dla Ciebie znaczenie drugorzędne ale tak naprawdę to dzięki nim całe przedsięwzięcie zostanie dobrze lub źle ocenione. Dlatego poświęć szczególną uwagę takim elementom jak: odpowiedni dobór menu, sprawny plan meldowania do pokoi hotelowych, dobry plan i środek transportu.
  • Po evencie:
    - Zadbaj o szybki odbiór pozostawionych rzeczy
    - Zbierz feedback od uczestników
    - Wyślij oficjalny list z podziękowaniami do hotelu, wymieniając osoby z imienia i nazwiska
    - Pamiętaj również by oficjalnie podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w organizację


PS: Jeżeli właśnie organizujesz taką konferencję i szukasz sprawdzonych kontaktów, jesteśmy do  dyspozycji :-)

 
 

0 Flares Facebook 0 0 Flares ×