Zarządzanie projektami

Wykres Gantta
0 Flares 0 Flares ×

Z pewnością słyszałaś o „zarządzaniu projektami” ale czy wiesz, że sama się tym zajmujesz na co dzień? Tak zwany „project management” może przecież dotyczyć każdego tematu – tych drobnych typu organizacja spotkania zarządu po większe, jak np. organizacja imprezy firmowej. Projektem można nazwać każde mierzalne w czasie przedsięwzięcie, które ma ściśle określony cel działań. Inaczej to ujmując, to optymalne przygotowanie do okiełznania chaosu i jego skuteczne wdrożenie ;-)

Bardziej profesjonalnie mówi się, że skuteczne zarządzanie projektem to sztuka łączenia zadań, zasobów oraz osób niezbędnych do realizacji celu biznesowego, z uwzględnieniem założonych ram czasowych i ograniczeń finansowych

Do typowych cech projektu należą poniższe czynniki:

  • Projekt ma specyficzne ramy czasowe oraz kluczowe wskaźniki efektywności definiujące jego realizację
  • To pojedyncze przedsięwzięcie, choć może trwać przez dowolnie rozplanowaną ilość czasu
  • Wiadomo kiedy osiąga się koniec projektu ponieważ jego cel został jasno określony
  • Jedyną cechą wspólną dla każdego projektu jest szeroko rozumiana „zmiana”

Każdy projekt ma swoje fazy:

  • Inicjacja (pomysł)
  • Definicja (określenie celu)
  • Rozplanowanie (jak to osiągnąć)
  • Realizacja (jak to wdrożyć)
  • Zamknięcie (i podtrzymanie efektu)

Ktoś kiedyś powiedział:
„Wykonanie zadania zajmuje dokładnie tyle czasu, ile na nie przeznaczysz”

Niezależnie od tego ile masz czasu na realizację swojego przedsięwzięcia, najbardziej optymalnym narzędziem do rozplanowania projektu jest widoczny na załączniku Wykres Gantta – dla przykładu przedstawiony w formie organizacji event-u, który zazwyczaj stanowi właśnie wielowątkowe i wielopoziomowe przedsięwzięcie.

Jak korzystać z tego wykresu:

  • Wypisz wszystkie czynności konieczne do wykonania by wydarzenie się odbyło
  • Ułoż je chronologicznie, wyznaczając ich kluczowość oraz horyzonty czasowe
  • Warto rozgraniczyć aktywności na priorytety – te, bez których projekt się nie uda oraz  dodatkowe, które jedynie go wzbogacą
  • Dla przejrzystości, dobrze jest zaznaczyć tzw. „kamienie milowe”, które podzielą realizację projektu na etapy

W każdym miesiącu, tygodniu czy dniu dzięki graficznemu przedstawieniu naszego planu, jesteśmy w stanie ocenić co jeszcze zostało do zrobienia i czy sprawy idą w dobrym kierunku. „Odhaczanie” zadań i przeskakiwanie kamieni milowych motywuje do dalszych działań, jednak już podczas planowania należy zastanowić się co może pójść nie tak i przygotować alternatywne rozwiązania. Wykorzystanie Wykresu Gantta pozwoli zmierzyć się z potencjalnymi przeciwnościami w sposób bardziej opanowany. Graficznie przedstawiony plan można powiesić w dużym formacie na ścianie, dzięki czemu każda zaangażowana w realizację osoba będzie mogła w dowolnym momencie podejść i sprawdzić status przygotowań w kontekście swojego wkładu, jak i całego zadania.

By rozplanować aktywności na wykresie, najprościej  wyobrazić sobie wirtualną wycieczkę po przedsięwzięciu – krok po kroku co się będzie działo i jakie aktywności są niezbędne do realizacji poszczególnych etapów. Przykładowo, w przypadku planowania imprezy firmowej będzie to moment przyjazdu gości, wejścia do hotelu czy restauracji, wizualizacji jakie uczestnik odnosi wrażenia od samego początku do końca. Częstą praktyką w rozpisywaniu Wykresu Gantta jest właśnie rozplanowanie go od ostatniej fazy danego etapu. Wówczas kierownik projektu określa co przykładowo powinno się zdarzyć by uczestnicy dotarli na nasze wydarzenie – może to być określenie terminu na wysłanie zaproszeń dla gości.

Oczywiście większość z Was zapewne już korzysta z własnych narzędzi do planowania pracy. W przypadku mniej skomplikowanych zadań o niskim powiązaniu zależności z innymi działami i współpracownikami sprawdzi się zwykła „Check lista”, której przykład można znaleźć we wpisie na temat organizacji wyjazdu służbowego. Jak wiadomo, proste metody są najlepsze, jednak gdy przedsięwzięcie ma wiele wątków, powiązań i jest rozciągnięte w czasie, warto zadbać o graficzną wizualizację planu w podziale na fazy realizacji.

O ile projekt nie dotyczy realizacji Twoich prywatnych celów, jako Project Manager w firmie prawdopodobnie będziesz współpracować z osobami, które (w zależności od rodzaju powiązania) mają wpływ na jego powodzenie. Jeżeli organizujesz imprezę świąteczną, Sponsorem Projektu zapewne można określić prezesa lub dyrektora działu. To rola / stanowisko, do którego raportujesz fazy realizacji i efekt końcowy. Oczywiście w przypadku projektów zewnętrznych taką funkcję pełni po prostu Klient. Już w początkowej fazie planowania najskuteczniej jest wyznaczyć Zespół Projektowy – czyli wszystkie osoby, których pomoc będzie niezbędna lub mile widziana na poszczególnych etapach wdrożenia. Dla dobra współpracy ważne jest by z wyprzedzeniem określić role, terminy spotkań „roboczych” i tych oficjalnych oraz wszelkie możliwe „deadliny”. By uniknąć ewentualnych trudności natury personalnej, pamiętaj, że Twoja rola polega na koordynacji procesów oraz odpowiedniej motywacji zespołu – nie na zarządzaniu nim.

Dla oszczędności  czasu, bądź skrupulatna na każdym etapie – utrzymuj porządek w dokumentach i e-mailach, pracuj na jednej wersji pliku (zapisuj daty modyfikacji), zachowuj materiały dokumentujące realizację. Oczywiście najważniejszym celem projektu jest jego realizacja ale warto również skupić się na fazie początkowej i końcowej. Kiedy wyznaczysz już grupę projektową, warto zorganizować tzw. „Kick off” projektu, czyli pierwsze spotkanie, na którym przekazuje się cele, założenia i wstępne plany wdrożenia. Zadbaj by było mile zapamiętane – warto je przeprowadzić podczas lunchu na tarasie restauracji lub w ładnej sali konferencyjnej. Dobrym rozwiązaniem jest też rozdysponowanie materiałów z zarysem planów. Po realizacji projektu w niektórych przypadkach również warto zorganizować spotkanie „Close up” w celu podsumowania co wyszło dobrze, a co przy kolejnych okazjach należy poprawić. Sporządź raport podsumowujący, zapisz wszelkie ewentualne szablony, dokumenty, wzory, zdjęcia i je zarchiwizuj – do swoich celów na przyszłość lub by ułatwić pracę komuś, kto podejmie się zarządzania podobnym projektem.

Print Friendly

Jedno przemyślenie na temat “Zarządzanie projektami”

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


0 Flares Facebook 0 0 Flares ×