Filozofia Kaizen w codziennej pracy

0 Flares 0 Flares ×

Kilka lat temu jako Asystentka Prezesa zostałam poproszona o logistyczną organizację międzynarodowego warsztatu na temat filozofii Kaizen w codziennej pracy. Oczywiście zgranie przyjazdu zespołów z różnych krajów Europy jest dość zaawansowanym procesem ale tym razem nie o tym ;-) Chcę się z Wami podzielić dwoma odkryciami. Po pierwsze, jak bardzo rozbawiło mnie odkodowanie tego tajemniczo brzmiącego hasła, które wydawać by się mogło, dotyczy koncepcji zarządzania zrozumiałych jedynie prezesom, szczególnie biorąc pod uwagę kwoty wydane na ten zjazd oraz wagę jaką uczestnicy zdawali się do niego przywiązywać. Po drugie – po późniejszym zgłębieniu zagadnienia, okazało się, że sama i tak już (bardziej lub mniej świadomie) stosuję większość zasad Kaizen. Jednak – odkryłam też  kilka dodatkowych elementów wartych wprowadzenia.

W skrócie – o co tutaj chodzi?

Pierwotnie podejście Kaizen stosowano w przedsiębiorstwach produkcyjnych, takich jak Toyota, by utrzymać najwyższą jakość i usprawnić działalność operacyjną. Dziś wiemy już, że Kaizen może być z powodzeniem wykorzystywane w każdym rodzaju biznesu, także usługowym – a w niektórych kwestiach, nawet do poprawy w życiu prywatnym. Prawie każdy cel da się rozłożyć na małe elementy, których stopniowe wprowadzanie jest mniej bolesne niż jednorazowa rewolucja. To właśnie kultura zwracania uwagi na szczegóły i stałego dążenia do perfekcji.

Keizen – japońska filozofia biznesowa ustawicznego polepszania, poprawiania procesu produkcji i zarządzania na wszystkich szczeblach. Innymi słowy, powiedzenie „kropla drąży skałę” wydaje się być w tym temacie na miejscu. Główna idea tego podejścia zakłada, że zmniejszenie szeroko rozumianego marnotraswta zewnętrznego (tzw. MUDY) gwarantuje przewagę nad konkurencją. Muda obejmuje wszystko, co nie stanowi wartości dla klientów, generuje koszty i nie przyczynia się do wzrostu wartości finalnego produktu, bądź usługi.

W tradycyjnym modelu zarządzania proces doskonalenia składa się z długiej fazy przygotowawczej , a po wprowadzonym udoskonaleniu, pracuje się na jednym standardzie przez dłuższy czas, nie usprawniając go. W Keizen istnieje zasada, że lepiej jest zrobić małe usprawnienia dziś, niż wielkie jutro. Inowacje często okazują się nie być potrzebne, a ich wdrożenie od podstaw wymaga czasu, co hamuje pracę, generując koszty. Problemy zazwyczaj leżą w niezauważanych detalach, które składają się na większe koszty oraz mniejszą efektywność.

W Keizen inicjatorem zmiany jest zespół – zarząd pyta o zdanie (szeregowych) pracowników, którzy w bezpośredni sposób stanowią o powodzeniu przedsięwzięcia. Inicjatywy mają wypływać z dołu, zamiast być forsowane przez kierownictwo. Również dlatego, że ci, którzy nie mają wpływu na podejmowane decyzje, z wrogością traktować będą wszystko,  co zaburza „status quo”…

ZASADY KAIZEN:

  1. Problemy stwarzają możliwości
  2. Pytaj 5 razy dlaczego (chodzi o dociekliwość w szukaniu prostych/skutecznych rozwiązań)
  3. Bierz pomysły od wszystkich
  4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia
  5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy
  6. Wymówki, że czegoś nie da się zrobić, są zbędne
  7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne („Done is better than perfect!!”)
  8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy
  9. Pomyłki koryguj na bieżąco
  10. Ulepszanie nie ma końca

Warto również zapamiętać zasadę 5S, która odnosi się do schludności na stanowisku pracy – czyli miejscu, na które Kaizen kładzie największy nacisk:

  1. Selekcja (ważne by pozbyć się wszystkich niepotrzebnych narzędzi/przedmiotów)
  2. Systematyka (by każdy przedmiot znajdował się w odpowiednim miejscu)
  3. Sprzątanie
  4. Standaryzacja
  5. Samodyscyplina

Jak Kaizen przełożyć np. na codzienną pracę administracyjną…?

Na myśl przychodzą mi tak oczywiste podpowiedzi jak np. dbanie by podpisane przez prezesa dokumenty jak najszybciej trafiły z powrotem do inicjujących je osób (eliminacja straty czasu w oczekiwaniu na decyzję), pilnowanie porządku w biurze (również eliminacja straty wynikającej z „chaosu”), po kwestie komunikacyjne – aby w każdej wiadomości e-mail bądź jakiejkolwiek innej formie komunikacji zawrzeć od razu wszelkie niezbędne informacje (ograniczenie straty czasu na dodatkowe pytania), wykonywanie każdego rodzaju pracy na najwyższym poziomie w celu uniknięcia „reklamacji” (znowu wiadoma eliminacji mudy), po zrządzanie projektem metodą drobnych kroków usprawnień oraz pytaniem zespołu o zdanie, na koniec – by nie szukać problemów tam gdzie ich nie ma, „wszystko się da”. A w jaki sposób Wy stosujecie Kaizen? :-)

Print Friendly

2 przemyślenia na temat “Filozofia Kaizen w codziennej pracy”

  1. ~mm pisze:

    bla bla:))caly ten marketing to iluzja:(piszac to moje palce sie buntuja:(

  2. ~Karolina pisze:

    KAIZEN!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


0 Flares Facebook 0 0 Flares ×