Organizacja wyjazdów służbowych – część II

0 Flares 0 Flares ×

Rezerwacji przejazdów należy dokonywać po przeanalizowaniu wszystkich możliwych wariantów i wybraniu spośród nich optymalnego. Rezerwacja powinna być dokonywana najwcześniej, jak tylko jest to możliwe – wówczas istnieje pewność dobrej ceny oraz dogodnych warunków. Warto zaplanować także wariant rezerwowy na wypadek niepowodzenia wariantu optymalnego (np.  gdy wylot samolotem nie jest możliwy ze względu na złe warunki pogodowe).

W przypadku podróży samolotem rezerwacji biletu możesz dokonać przez Internet lub bezpośrednio u przewoźnika, bądź w agencji. Warto mądrze sterować  rezerwacjami biletów w odpowiednich taryfach, aby można było dokonać zmian za dopłatą, zamiast stracić cały bilet. Dokonując rezerwacji internetowej należy koniecznie: wydrukować potwierdzenia, sprawdzić prawidłowość wszystkich danych umieszczonych na rezerwacji. Zakupu biletu najlepiej dokonywać jak najwcześniej (jest to możliwe w określonym czasie po dokonaniu rezerwacji), gdyż ich cena może wzrastać z dnia na dzień.

Informacje bagażowe możesz znaleźć np. na stronie linii lotniczej obsługującej zarezerwowany lot. Warto jednak znaleźć jedno zbiorcze kompendium wiedzy, w którym zawarte będą informacje bagażowe oraz inne istotne zagadnienia, z którymi powinnaś się zapoznać i przekazać przed wyjazdem szefowi.

Przed wyjazdem należy upewnić się, że szef ma wszystkie niezbędne dokumenty: wydruk biletu, dokument potwierdzający odprawę, dowód osobisty lub paszport z wizą w zależności od destynacji, potwierdzenie zawarcia ubezpieczenia z  alarmowym numerem  telefonu,  voucher potwierdzający rezerwację w hotelu i wynajem samochodu, prawo jazdy (musimy wcześniej sprawdzić, czy będzie ważne w kraju, do którego się udaje).

W trakcie podróży szef powinien mieć możliwość przejrzenia materiałów  czy dokumentów niezbędnych podczas spotkań (umowy, raporty, plan i agendy spotkań, wizytówki, teksty przemówień itp.).

Podobne zasady obowiązują przy rezerwacji pociągu. Należy przy tym uwzględnić możliwość opóźnień. Przy podróży samochodem służbowym przed planowanym terminem wyjazdu należy zlecić kontrolę sprawności technicznej, mycie i tankowanie pojazdu oraz uzgodnić z kierowcą dokładny termin i miejsce wyjazdu.

Zawsze przed wyjazdem uzgodnij z szefem, czy chce korzystać z transefru z lotniska bądź dworca, czy też może woli wynająć samochód albo po prostu skorzystać z taksówki. Wszystkich czynności należy dokonać odpowiednio wcześniej, by podróż przebiegała szybko i sprawnie, a szef był zadowolony i wolny od zmartwień.

Print Friendly

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


0 Flares Facebook 0 0 Flares ×