RSS
 

Organizacja wyjazdu firmowego – ostatnie kroki :-)

06 sty
0 Flares 0 Flares ×

Budżet
Budżet kosztów firmy powinien podlegać stałej analizie i aktualizacji. Relacje wydatków w stosunku do budżetu muszą być pod kontrolą, gdyż czekanie z korektą do czasu ostatecznego rozliczenia może przysporzyć ciągnących się trudności. W miarę jak pojawiają się faktyczne koszty, oszacowane wcześniej wartości powinny być aktualizowane.

Oficjalna komunikacja
Jeśli znamy już powyższe szczegóły, przyszedł czas na oficjalną komunikację szczegółów wyjazdu jego uczestnikom. Przygotujmy dobrze przemyślaną wiadomość e-mail. Zawrzyjmy w niej informację o formie transportu i godzinie zbiórki. Poprośmy o zgłaszanie jeśli ktoś zamiast autokarem, planuje jechać samochodem. Poinformujmy, że zostały przydzielone pokoje jednoosobowe/dwuosobowe, a ewentualnych zmian można dokonywać na miejscu. Zaproponujmy usługi SPA z firmowym rabatem. Załączmy mapę dojazdu, adres internetowy hotelu, informacje kontaktowe do siebie, oraz co najważniejsze – przejrzystą agendę spotkania w formacie PDF. By zmniejszyć obawy tym samym wzbudzić zainteresowanie spotkaniem, kluczem jest zapewnienie wszystkim uczestnikom pełnej informacji czego mogą się spodziewać, jednak bez podawania szczegółów. Poprośmy również o przesłanie do siebie wszystkich prezentacji i materiałów, tak by były wyświetlane z jednego komputera.

Ewentualne trudności
Podsumowując proces przygotowań, chciałabym zwrócić uwagę również na kwestie, które z pozoru mają niewielkie znaczenie ale mogą być problematyczne i tym samym trudne do przewidzenia dla osób nie posiadających wcześniejszego doświadczenia w organizacji wyjazdów firmowych.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na godzinę podawania śniadań, szczególnie w obiektach wypoczynkowych typu spa gdzie z zasady „życie” gości rozpoczyna się później niż w hotelach biznesowych.

Kilka osób z pewnością będzie chciało skorzystać wieczorem z basenu, dlatego warto wcześniej upewnić się do której pływalnia jest czynna. Możemy tę informację zamieścić w mailu informacyjnym.

Poprośmy hotel o przedłużenie godziny wymeldowania w dniu wyjazdu ponieważ niemal na pewno sesja jak również godzina obiadu się opóźnią, a karty klucze automatycznie zostaną zablokowane. Upewnijmy się, że nawet po standardowej godzinie wymeldowania wszyscy będą mieli dostęp do swoich pokoi.

Ustalmy z zarządem czy firma pokrywa koszty napojów i przekąsek w pokojach gościnnych – jeśli nie, koniecznie zawrzyjmy tę informację w oficjalnej wiadomości.

Pomyślmy również o awaryjnych przyborach, jak np. tabletki przeciwbólowe, na zaziębienie, dwie pary rajstop, klej, pendrive, slajder (zdalne narzędzie do przesuwania slajdów w prezentacjach Power Point), bezbarwny lakier do paznokci, kosmetyki do poprawy makijażu, chusteczki higieniczne, miętusy, produkty kobiece, płyn do szkieł kontaktowych, bandaże w różnych rozmiarach, taśmę samoprzylepną, mini zszywacz, mini nożyczki, apteczka pierwszej pomocy.

Błąd w menu może zdecydować o dalszym powodzeniu w biznesie i narazić reputację organizatora. Wybierając posiłek serwowany, upewnijmy się, żeby zapewnić alternatywę dla wegetarian.

Pozornie nieistotna sprawa może sprawić, że osoba odpowiedzialna za spotkanie może być postrzegana jako nieprzewidująca i niepotrafiąca dokonać właściwiej oceny biznesowej. Im sprawniej i przyjemniej uczestnikom minie podróż, tym z lepszym nastawieniem wezmą udział w imprezie.

Bez względu na wielkość, miejsce i budżet imprezy należy pamiętać, że w każdym wypadku trzeba myśleć kreatywnie i zadbać o najdrobniejsze szczegóły, żeby w maksymalnym stopniu zaspokoić oczekiwania gości i firmy. Należy stosować następujące kroki: przewidywanie, plan zastępczy, zarządzanie kryzysowe.

Feedback po imprezie…
Po powrocie z wyjazdu koniecznie przeanalizujmy informację zwrotną. Najłatwiej wprost spytać uczestników co się podobało, a co następnym razem chcieliby zmienić. Możemy ewentualnie przeprowadzić krótką ankietę. Nie traktujmy komentarzy personalnie lecz wykorzystajmy je jako materiał służący do usprawnienia kolejnego wyjazdu. Ważne by tuż po powrocie spisać wszystkie przemyślenia i od razu ulepszyć istniejącą „procedurę” :-)

Print Friendly
 

Tags: , ,

Dodaj komentarz

 

 
  1. ~Ula

    11/07/2016 o 11:26

    My korzystaliśmy z pomocy firmy zewnętrznej, która świetnie wywiązała się z postawionego przed nimi zadania. Wydarzenie było bardzo udane.

     
  2. ~Autorka

    16/07/2016 o 00:42

    Podzielisz się kontaktem? Może ktoś skorzysta z takiej usługi :-)

     
  3. ~Ula

    22/07/2016 o 11:26

    Pewnie, firma to maciaszczyk.pl.

     
 

0 Flares Facebook 0 0 Flares ×