RSS
 

Archiwum - Grudzień, 2013

Organizacja wyjazdu integracyjnego – CHECKLISTA:

07 gru
  1. Przy potwierdzaniu terminu koniecznie sprawdzić czy w tym samym czasie w hotelu nie są organizowane inne duże imprezy, które zakłócałyby spokój uczestników naszej firmy.
  2. Podpisać umowę z hotelem.
  3. Dopracowanie Agendy z hotelem:
    -Sale konferencyjne najlepiej rezerwować z półgodzinnym wyprzedzeniem od czasu rozpoczęcia sesji.
    - Wyposażenie sali: rzutnik, flipchart z kilkoma flamastrami, 2 mikrofony, opcjonalnie materiały do notowania (np. z logo hotelu), rollup z logiem firmy.
  4. Stała „przerwa kawowa” do każdej sesji (pierwszego dnia najlepiej bardziej treściwa).
  5. Ustawienie stołów – najwygodniej „w U”, przy dużych wyjazdach potwierdzić ilość miejsc siedzących.
  6. Poufność – nie rezerwować sal ze szklanymi ścianami lub drzwiami.
  7. Przy dużych wyjazdach posiłki w formie bufetu – przy każdym ryba lub mięso do wyboru.
  8. Wino do kolacji – wybrać dwa konkretne gatunki (białe i czerwone) oraz określić maksymalną ilość butelek. Najlepiej wybrać wino wcześniej również przy mniejszych wyjazdach ponieważ na miejscu może okazać się, że nie ma odpowiednich butelek.
  9. Ustalić wydawanie posiłków zawsze w tej samej sali, przy tych samych stolikach.
  10. Poprosić o umieszczenie logo firmy: na recepcji, na drzwiach sali konferencyjnej, w restauracji na drzwiach i stolikach.
  11. Poprosić aby hotel zapewnił agendę „konferencji” przy wejściu.
  12. Poprosić o rabat przynajmniej 10% na wszystkie zabiegi SPA i zrobić kilka zapasowych rezerwacji.
  13. Koniecznie sprawdzić:
    - godzinę podawania śniadań
    - godzinę zamknięcia basenu
    - godzinę wymeldowania się ostatniego dnia – poprosić o przedłużenie doby do 16:00 ostatniego dnia i uzgodnić aby nie blokowano kart kluczy.
    - Poprosić recepcję aby poinformowała gości, że ewentualne koszty barku są pokrywane we własnym zakresie.
  14. Rozplanować noclegi:
    - Przy dużych wyjazdach zarząd i wicedyrektorzy w pokojach jednoosobowych, reszta w dwójkach. Przy małych – wszyscy w jedynkach.
  15. Zrobić listę i poinformować ludzi o ewentualnej możliwości dokonywania zmian na miejscu.
  16. Zaplanować przejazd do obiektu:
    - Opracować listę osób jadących samochodami służbowymi i autokarem.
    Uczestnikom dojeżdżającym we własnym zakresie koniecznie przesłać dokładną mapę – można poradzić się w tej sprawie kierowcy autokaru.
  17. Wysłać oficjalny mail do uczestników:
    - Załączyć agendę spotkań.
    - Ustalić dress code oraz ewentualne niezbędne stroje.
    - Poinformować o której jest wyjazd, gdzie zbiórka, kto koordynuje.
    - Poprosić o informację jak kto dojeżdża.
    - Przesłać wiadomość na temat rabatu na SPA.
 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne

 

„Site inspection” przed organizacją wyjazdu

01 gru

Podczas wizyt w rozważanym hotelu musimy wziąć pod uwagę przede wszystkim takie elementy jak: odpowiednia ilość pokoi, wystarczająco duża sala konferencyjna, możliwości organizacji zajęć integracyjnych, dobra restauracja. Najważniejsza osoba w firmie, Dyrektor Generalny powinien zająć apartament wyposażony w pokój dzienny ponieważ z pewnością pojawi się konieczność przeprowadzenia krótkiego spotkania zarządu dla omówienia bieżących kwestii. W przypadku wyjazdów z duża ilością uczestników, częstą praktyką jest rezerwowanie pokoi dwuosobowych, a jednoosobowych jedynie dla najwyższej kadry managerskiej. Wówczas można zastosować następujące rozwiązanie: rezerwacja apartamentu dla prezesa/dyrektora generalnego, jednoosobowych pokoi o podwyższonym standardzie dla członków zarządu, standardowych pojedynczych pokoi dla wicedyrektorów, oraz standardowych dwuosobowych pokoi dla reszty pracowników. Jest to zrozumiałe ze względów zarówno ekonomicznych jak i możliwości technicznych hotelu. Według mnie pokoje kadry zarządzającej powinny znajdować się na innym piętrze niż pozostałe. Ponieważ najczęściej znamy preferencje członków zarządu, podczas inspekcji obiektu warto od razu przypisać noclegi do poszczególnych osób.

Rezerwacje zarówno noclegów jak i sal konferencyjnych należy dopasować do agendy całego wyjazdu. Przedstawiciel hotelu powinien otrzymać ogólny zarys agendy, gdyż to ułatwi współpracę i wprowadzenie ewentualnych zmian. Hotel może zamieścić ogólny rozkład spotkań przy recepcji wraz ze wskazówkami dotarcia do poszczególnych pomieszczeń. Wykluczone jest natomiast przekazanie wewnętrznej agendy zawierającej program, temat i treść dyskusji, które stanowią ścisłą tajemnicę firmy.

Głównym elementem spotkania wyjazdowego jest zazwyczaj część merytoryczna. Sala konferencyjna powinna być przestronna ale nie może być zbyt duża. Należy zadbać by spotkanie miało charakter poufny – w oknach powinny znajdować się rolety, w sali zamykane na klucz drzwi, ściany nie mogą być szklane. Niezbędny sprzęt techniczny to: rzutnik, flipchart, kilka flamastrów, 2 mikrofony, nagłośnienie, materiały do notowania (o ile nie będą częścią gadżetów pamiątkowych), rollup z logo firmy. Ważny jest stan toalet będący dobrym wyznacznikiem standardów higieny w obiekcie. Toalety powinny znajdować się w bliskiej odległości od sali konferencyjnej. Obowiązkowo powinno się sprawdzić takie miejsca jak restauracja, bar nocny, basen, siłownia, spa, jak również inne punkty rozrywki, np. pole do gry w minigolfa. Przydatna wskazówka – prośmy o kartę klucz, która otwiera większość pomieszczeń oraz o dodatkowy pokój dla osób specjalnie przyjeżdżających tylko na prezentację.

Istotnym elementem wjazdu poza częścią merytoryczną i typowo rozrywkową są zajęcia integracyjne. Upewnijmy się, że dany obiekt spełnia warunki do prawidłowego przyprowadzenia zaplanowanych zajęć. Zadbajmy by wszystko przebiegło pomyślnie.

 
Brak komentarzy

Napisane w kategorii Wyjazdy integracyjne